17.01.2024

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2024 Reporting Reminder

Gerne informieren wir Schweizer Finanzinstitute mit der vorliegenden Information über ihre Reporting-Pflichten in den Bereichen AIA, FATCA und QI.

Die in diesem Newsletter beschriebenen QI Reporting-Pflichten gelten auch für nicht-schweizerische QI. Für die nicht-schweizerischen AIA- und FATCA-Reporting-Pflichten sind die anwendbaren lokalen Regelungen einzubeziehen.

Wie in den Vorjahren, wird PQS Finanzinstitute bei der Vorbereitung und beim Upload von FATCA, QI und AIA Daten an die jeweiligen Behörden unterstützen können.

AIA Reporting

Wichtigste Änderungen

Zusätzlich zu den Kontoinhabern ansässig in Ländern, die bereits für das Steuerjahr 2022 meldepflichtig waren, müssen Schweizer Finanzinstitute ab dem Steuerjahr 2023 auch alle Kontoinhaber melden, die in Ländern ansässig sind, mit denen seit dem 1. Januar 2023 ein AIA-Abkommen in Kraft ist. Eine Liste dieser Staaten finden Sie auf der ESTV-Website. Folgende Länder sind neu für das Steuerjahr 2023:

Von diesen Staaten und Territorien ist Neukaledonien als "ständige nicht-reziproke Jurisdiktion" und Sint Maarten als "temporär nicht-reziproke Jurisdiktion" deklariert. Das bedeutet, dass Neukaledonien und Sint Maarten vorerst Informationen über Finanzkonten bereitstellen werden, selber aber keine solchen Informationen erhalten. Im Fall von Sint Maarten erhält die Jurisdiktion die Informationen erst dann, wenn alle Vertraulichkeitsanforderungen des AIA-Standars erfüllt sind. Meldepflichtige Schweizer Finanzinstitute müssen nichtsdestotrotz die entsprechenden Daten ab dem Zeitpunkt der Aktivierung des AIA (1. Januar 2023) für Sint Maarten erheben und fristgerecht an die ESTV weiterleiten. Diese wird diese Daten jedoch erst dann an Sint Maarten weiterleiten, wenn es die Voraussetzungen für einen gegenseitigen Datenaustausch erfüllen.

Zudem hat der Schweizer Bundesrat den Datenaustausch mit Russland ausgesetzt. Die Verpflichtungen der schweizerischen meldenden Finanzinstitute gegenüber der ESTV bleiben von diesem Beschluss jedoch unberührt insofern als sie verpflichtet sind, die Finanzkontodaten von in Russland steuerlich ansässigen Personen zu sammeln und an die ESTV zu melden.

Einreichen der Formulare

Schweizer Finanzinstitute sind verpflichtet, AIA-Meldungen an die ESTV zu machen. Dazu müssen sich meldende Schweizer Finanzinstitute auf dem Registrierungs- und Einreichungsportal registrieren.

Meldende schweizerische FI müssen der ESTV die zu rapportierenden Informationen bis spätestens am 30. Juni 2024 übermitteln.

Die bei der ESTV registrierten, meldepflichtigen FI müssen, unabhängig davon, ob sie im jeweiligen Kalenderjahr meldepflichtige Konten geführt haben oder nicht, ein Meldefile an die ESTV einreichen. Wenn das meldende FI keine meldepflichtigen Konten hatte, ist eine Nullmeldung erforderlich.

Die Meldungen müssen gemäss den Vorgaben der technischen Wegleitung erstellt werden.

Die ESTV hat zusätzlich eine Anleitung für die Datenübermittlung veröffentlicht.

Die Daten können auf drei Arten eingereicht werden:

  1. Hochladen einer XML-Datei via Registrierungs- und Einreichungsportal (XML Datei-Upload)

  2. Manuelle Datenerfassung via Registrierungs- und Einreichungsportal (Online-Formular)

  3. Webservice-Schnittstelle von Maschine zu Maschine (M2M)

Falls ein Finanzinstitut die dritte Art wählen möchte, muss zuerst eine Schnittstelle aktiviert werden. Die Meldungen können nicht mittels Papier-Formular eingereicht werden.

Sollten Sie Unterstützung bei der Vorbereitung des AIA-Reportings benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

FATCA Formular 8966 Reporting

Wichtigste Änderungen

Für das Steuerjahr 2023 gibt es keine Änderungen am FATCA-Meldestandard für Schweizer FFI.

Wichtigste Erinnerungen

Vorbestehende U.S. Konten ohne Zustimmungserklärung zur Offenlegung werden von Reporting Model 2 FFI über folgende Kategorien rapportiert:

Konten von natürlichen Personen, bei denen eine Veränderung der Umstände dazu führt, dass die originale Selbstdeklaration falsch oder unzuverlässig ist und es dem FFI nicht möglich ist, eine gültige Selbstdeklaration einzuholen, sind über die Pooled Reporting Kategorie „Recalcitrant account holders with U.S. indicia“ zu rapportieren.

Einreichen der Formulare

Für meldende Schweizer Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFI) bestehen folgende zwei Fristen für die Meldung der Daten aus dem Steuerjahr 2023:

Für eine Fristverlängerung von 90 Tagen für die Einreichung des 8966 Reportings von Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung ist das Formular 8809-I zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass rapportierende schweizerische Finanzinstitute keine Fristverlängerung für die Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung beantragen können.

Die Verantwortung für das 8966 FATCA Reporting obliegt dem FFI. Das Reporting kann nicht an eine Depotstelle delegiert werden.

Für meldende Schweizer Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFI) ist das 8966 Reporting elektronisch einzureichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). Die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 und die darin aufgeführten Wegleitungen dienen als Unterstützung bezüglich der Einhaltung der Meldefristen für das FATCA Reporting.

Bitte beachten Sie, dass die für die Verschlüsselung der FATCA-XML-Dateien verwendeten Zertifikate ablaufen können: Bevor Sie mit der Vorbereitung des 8966 Reportings beginnen, überprüfen Sie bitte, ob alle Zertifikate noch aktuell sind.

PQS hat den Status "Third Party Preparer" beim IRS erlangt und kann das FATCA Reporting von meldenden Finanzinstituten mit ihrem eigenen Zertifikat verschlüsseln und das Reporting über ihr IDES-Konto an den IRS übermitteln.

Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung der FATCA-XML-Datei oder der verschlüsselten Datei benötigen, die über Ihr oder unser IDES-Konto an IDES übermittelt werden soll, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

FATCA Gruppenersuchen

Auf Basis der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) können allfällige Gruppenersuchen seitens der USA folgen, welche eine Einreichung der Daten und Dokumentationen an die ESTV erforderlich machen. Die Daten und Dokumentationen, welche an die ESTV zu senden sind, umfassen eine SEI-XML Datei, eine FATCA-XML Datei sowie dazugehörige Dokumente im PDF-Format. Für weitere Informationen verweisen wir auf unsere Newsletter “Genehmigung der Änderung des DBAs durch den U.S. Senat - FATCA-Gruppenersuchen”, “Wichtige Updates und Daten zur Implementation der regulatorischen Anforderungen von 2020” und “Wichtiges Update für Schweizer FFI”  sowie die Informationen der ESTV betreffend Amtshilfe nach FATCA.

Wir empfehlen betroffenen Schweizer Finanzinstituten, mit der Zusammenstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen für eine mögliche Übermittlung an die ESTV laufend zu sammeln und die vorbereiteten Informationspakete mit der ESTV zu testen, bevor eine Anfrage eintrifft.

Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen. PQS bietet alle Arten von Unterstützung bei der Erstellung der Informationspakete für die FATCA-Gruppenersuchen an.

QI Formular 1042-S und 1042 Reporting

2023 Formular 1042-S

Wichtigste Änderungen

Am 1. Januar 2023 traten mehrere Bestimmungen der Verordnungen nach Section 1446(f) in Kraft, die einen Quellensteuereinbehalt bei der Übertragung von Beteiligungen an Publicly Traded Partnerships ("PTP") an einen Nicht-US-Partner der PTP vorschreiben und es QIs ermöglichen, als Withholding Agent für PTP-Ausschüttungen zu fungieren. Diese neuen Vorschriften haben die folgenden Änderungen am 1042-S-Reporting mit sich gebracht:

Income Code 57 wird verwendet, um einen Betrag zu melden, der aus der Übertragung von PTP-Beteiligungen und PTP-Ausschüttungen realisiert wurde (wenn sie in den Qualified Notices als ein Betrag identifiziert wurden, der das kumulierte Nettoeinkommen übersteigt, d. h. "ECNI"), der dem Quellensteuerabzug nach Section 1446(f) unterliegt.

Der neue Income Code 58 wurde eingeführt, um Einkommen im Zusammenhang mit einer PTP-Ausschüttung zu melden, die aufgrund des Fehlens einer Qualified Notice, die die Art des Einkommens spezifiziert, dem Einbehalt nach Section 1446(f) unterliegt.

Ausschüttungen eines PTP, die mit den Income Codes 27, 57 (wenn ECNI) und 58 gemeldet werden, müssen separat auf einem einzigen Formular 1042-S für jeden betroffenen PTP und Empfänger gemeldet werden, wenn der Empfänger nicht in einem Pool zusammengefasst wird. Die Angaben zum PTP sind in den Feldern 16a-16e des "Payer" einzutragen.

Dieser Chapter 3 Status Code ist zu verwenden, wenn Beträge aus einer Übertragung eines PTP oder einer PTP-Ausschüttung an einen "Disclosing QI" gemeldet werden. Die Informationen über den Disclosing QI sollten in die Felder 15a-15i eingetragen werden. Der offengelegte Partner, Kontoinhaber des Disclosing QI, ist als Empfänger der Beträge zu melden.

Realisierte Beträge oder PTP-Ausschüttungen an einen QI, der nicht als Disclosing QI fungiert, müssen dem QI als Empfänger der Beträge gemeldet werden.

Für die Meldung einer Zahlung an einen oder von einem PTP ist der neue Chapter 3 Status Code 38 zu verwenden. Ein Withholding Agent, der als Nominee für Ausschüttungen eines PTP agiert, die dem Quellensteuerabzug gemäss Section 1446(a) unterliegen, sollte Informationen über die PTP in die Felder 16a bis 16e eintragen.

Bei der Meldung von Beträgen mit den Income Codes 27, 57 und 58 an einen Intermediär, der als Disclosing QI oder Nonqualified Intermediary ("NQI") tätig ist, muss der Broker, Nominee oder PTP eine Kopie der 1042-S, die für den Kontoinhaber des Disclosing QI oder NQI ausgestellt wurden, auch dem Disclosing QI bzw. NQI zukommen lassen.

Ein Withholding Agent, der realisierte Beträge und PTP-Ausschüttungen an einen NQI meldet, sollte den Empfänger " Unknown recipient" verwenden, es sei denn, der Withholding Agent erklärt sich schriftlich bereit, die Beträge an den Kontoinhaber des NQI zu melden. Wurden diese Beträge an eine Flow-Through Entity gezahlt, so ist der auf der 1042-S zu meldende Empfänger die Flow-Through Entity und nicht der indirekte Kontoinhaber.

Wichtigste Erinnerungen

Der Income Code 56 ist für jedes Dividendenäquivalent zu verwenden, das aus einer Transaktion resultiert, bei der es sich um eine kombinierte Transaktion handelt, die gemäss Section 871(m) melde- und quellensteuerpflichtig ist.

Der LOB Code 12 wurde eingeführt, um zu repräsentieren, dass das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und dem Steuerdomizil des Kontoinhabers keinen LOB Artikel vorsieht. LOB Codes sollten von QI verwendet werden, um Zahlungen an einen Kontoinhaber zu melden, bei dem es sich um ein Unternehmen handelt, das Abkommensvorteile beansprucht, und nicht, wenn der QI auf gepoolter Basis meldet. Dies wurde auch im neuen QI Agreement so spezifiziert. Bitte beachten Sie, dass LOB Codes auf einem gepoolten Formular 1042-S nicht erforderlich sind, sondern nur, wenn das Formular an einen Empfänger ausgestellt wird.

Seit dem Steuerjahr 2021 müssen Anträge auf Fristverlängerung zur Übermittlung der Recipient Kopien per Fax eingereicht werden. Sehen Sie den Abschnitt Einreichen der Formulare weiter unten.

Einreichen der Formulare

Das Formular 1042 und 1042-S Reporting ist bis zum 15. März 2024 beim IRS einzureichen. Die Formulare 1042-S sind in Form einer .txt-Datei elektronisch über das System FIRE einzureichen.

Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting für das Steuerjahr 2023 finden Sie in der Publication 1187. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung der elektronischen Datei benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Wie wir informiert haben, hat der IRS eine Aktualisierung des FIRE-Systems vorgenommen. Nach dieser Aktualisierung müssen die Anmeldeinformationen (TCC, EIN und Geschäftsname) genauso eingeben werden, wie sie derzeit im FIRE-System erfasst sind.

Unsere ersten Erfahrungen nach der Aktualisierung zeigten, dass QI verschiedene Schwierigkeiten beim Zugriff auf ihre FIRE-Konten hatten. Diese Schwierigkeiten waren meist auf veraltete Informationen, Unterschiede in der Schreibweise zwischen dem juristischen Namen eines QI und dem Namen, der dem IRS vorliegt, oder auf die Verwendung von Sonderzeichen in den Angaben zur Gesellschaft oder zur Kontaktperson zurückzuführen. Um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um mögliche Zugangsprobleme zu entschärfen, empfehlen wir allen QI, den Zugang zu ihren FIRE-Konten zu testen.

Wir haben über die Änderungen im IRS Filing Information Returns Electronically ("FIRE") Production System informiert, insbesondere darüber, dass ein Unternehmen einen Transmitter Control Code ("TCC") beantragen muss, um Transmitter zu werden. Seit September 2021 können neue TCC nur noch über das neue IR for TCC Application System ("IR-TCC") beantragt werden. Auch Aktualisierungen bestehender TCC können seit dem 1. August 2022 nur noch über das IR-TCC vorgenommen werden. Der IRS verlangt von bestehenden TCC-Inhabern, dass sie sich bis zum 1. August 2024 im IR-TCC registrieren, um die elektronische Einreichung über FIRE vornehmen zu können. Am 2. August 2023 hat der IRS mitgeteilt, dass Nicht-U.S. TCC-Inhaber ihre TCC weiterhin verwenden können, da der IRS diese TCC automatisch in das neue IR-TCC-System migriert hat. Diese TCCs bleiben bis zum früheren von zwei Zeitpunkten gültig und verwendbar: 1. August 2028 oder bis zur Stilllegung des FIRE-Systems (das durch das kommende IRIS - Information Returns Intake System- ersetzt werden soll). Diese Entwicklung erfordert keine zusätzlichen Massnahmen seitens der derzeitigen TCC-Inhaber.

PQS hat den Status als Third Party Transmitter ("TPT") beim IRS erlangt und kann elektronische Dateien wie das elektronische 1042-S im Namen von QI an den IRS übermitteln, unter Verwendung der eigenen TCC und EIN. Sollten Sie unsere Unterstützung bei der elektronischen Einreichung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Um eine automatische Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1042-S zu beantragen, verwenden Sie das Formular 8809. Das Formular kann online über das FIRE-System ausgefüllt und eingereicht werden. Damit ein Antrag auf Fristverlängerung akzeptiert wird, muss er bis zum 15. März 2024 beim IRS eingereicht werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Einreichung des Formulars 8809 die Frist für die Vorbereitung der Recipient Copies nicht verlängern können, wenn Sie ein Recipient-specific Reporting einreichen müssen. Um die Frist für die Einreichung des Recipient-specific Reportings zu verlängern, müssen Sie eine 30-tägige Fristverlängerung per Fax unter Angabe der folgenden Kontaktinformationen beantragen:

Internal Revenue Service Technical Services Operation
Attn: Extension of Time Coordinator
Fax: +1 304 579 4105

Das Schreiben muss (a) Ihren Namen, (b) Ihre TIN, (c) Ihre Adresse, (d) die Art des Reportings, (e) eine Erklärung, dass Ihr Verlängerungsantrag der Vorbereitung von Statements für Recipients dient, (f) den Grund für die Verschiebung und (g) die Unterschrift des Zahlers oder Bevollmächtigten enthalten. Ihr Antrag muss bis zu dem Datum, an dem die Recipient Statements zugestellt werden müssen, postalisch abgestempelt werden.

2023 Formular 1042

Wichtigste Änderungen

Ab dem 1. Januar 2023 müssen QI die Einbehaltung des Betrags melden, der aus der Übertragung eines PTP oder einer PTP-Ausschüttung während des Steuerjahres erzielt wurde, sofern die Bank als QI für den PTP-Bestand fungierte.

Am 23. Februar 2023 veröffentlichte der IRS finale Verordnungen, die die elektronische Einreichung bestimmter Steuererklärungen und zugehöriger Dokumente vorschreiben. Diese Vorschriften schreiben vor, dass Finanzinstitute bald das Formular 1042 elektronisch über die Modernized e-File (MeF)-Plattform einreichen müssen. Diese Anforderung gilt für Steuerjahre, die am oder nach dem 31. Dezember 2023 enden. In der Praxis bedeutet dies, dass die erste elektronische Einreichung des Formulars 1042 für das Steuerjahr 2023 verpflichtend sein wird, mit einem Fälligkeitsdatum am 15. März 2024 (oder 15. September 2024, nach Fristverlängerung). Diese Entwicklung wird erhebliche Auswirkungen auf alle Qualified Intermediaries (QIs) haben.

Die Option, das Formular 1042 physisch einzureichen, wird nicht mehr zur Verfügung stehen, es sei denn, ein Qualifizierter Intermediär (QI) erhält eine Ausnahmegenehmigung, die ihn von der Pflicht zur elektronischen Einreichung befreit.

Ähnlich wie bei den Herausforderungen des IR-TCC-Systems gibt es auch beim Zugang zur MeF-Plattform erhebliche Hürden für QI. Insbesondere ist für die Registrierung bei MeF wieder eine individuelle U.S. Taxpayer Identification Number (TIN) erforderlich. Darüber hinaus ist das MeF-System in erster Linie für Dritte gedacht, die im Namen von Steuerzahlern die Steuererklärung einreichen (so genannte "Electronic Return Originators"). Folglich ist es sehr wahrscheinlich, dass die meisten QI einen Drittanbieter damit beauftragen müssen, das Formular 1042 in ihrem Namen einzureichen.

Als Reaktion auf diese Herausforderung arbeiten wir aktiv an einer Lösung, die es uns ermöglicht, als Electronic Return Originator zu fungieren. Wir gehen davon aus, dass wir in Kürze weitere Informationen zu diesem Thema bereitstellen werden, und empfehlen allen interessierten Parteien, unseren Newsletter zu abonnieren, um über die neuesten Entwicklungen informiert zu bleiben.

Wichtigste Erinnerungen

Der IRS hat mitgeteilt, dass QI, die das Formular 1042 ohne Unterschriftsdatum einreichen, mit einer Strafe wegen verspäteter Einreichung belegt werden können. Wir möchten QI daher daran erinnern, sicherzustellen, dass ihr Formular 1042 im Format MM-TT-JJJJ korrekt datiert ist.

Da die Änderung des offiziellen Namens mittels des Formulars 4419 nicht mehr möglich ist, verlangt der IRS von allen QI, die ihren Namen im QI Application an Account Management System (QAAMS) geändert haben, dass sie auch das IRS Service Center über die Namensänderung informieren, indem sie ein entsprechendes Schreiben an den Internal Revenue Service, Ogden, UT 84201-0023 senden. Da eine Diskrepanz in den Daten des IRS zu Problemen bei der Bearbeitung von Information Returns führen kann, möchten wir die QI, die kürzlich ihren gesetzlichen Namen geändert haben, daran erinnern, ein entsprechendes Schreiben an den IRS zu senden. Um die Namensänderung korrekt durchzuführen, befolgen Sie die Anleitung in der Antwort auf Frage 22 der IRS QI/WP/WT FAQs.

Wenn ein QI oder eine seiner Niederlassungen ein Qualified Derivatives Dealer (QDD) ist, muss der Steuerzahler dem Formular 1042 ein Schedule Q (Formular 1042), Tax Liability of Qualified Derivatives Dealer (QDD), für jeden QI oder seine Niederlassung, der QDD ist, beifügen. Der QI muss das Formular 1042 einreichen und für jeden QDD einen Schedule Q (Formular 1042) ausfüllen und anhängen, auch wenn der QDD eine Steuerpflicht von Null hat. Der neue Schedule Q (Formular 1042) ersetzt die frühere Anforderung, dem Formular 1042 eine Übersicht beizufügen, um Informationen über die Steuerschuld eines QDDs zu liefern.

Ist ein QI oder eine seiner Zweigniederlassungen ein Qualified Derivatives Dealer (QDD), muss der Steuerpflichtige wie im neuen QI Agreement vorgesehen ein Formular 1120-F einreichen und dem Formular 1120-F ein Schedule Q (Form 1120-F), Tax Liability of Qualified Derivatives Dealer (QDD), für jeden QI oder seine Zweigniederlassung, die QDD ist, beifügen. Für weitere Unterstützung bei der Einreichung des Formulars 1120-F zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

QI sind verpflichtet, Beträge zu runden, so dass nur ganze Dollar-Beträge gemeldet werden. Beträge mit 01 bis 49 Cents werden abgerundet, während Beträge mit 50 bis 99 Cents auf den nächsten Dollar erhöht werden.

Bitte beachten Sie, dass QI nicht nur bei Zahlungen in Verbindung mit derivativen Finanzinstrumenten mit einem zugrundeliegenden U.S. Wertpapier oder sonstigenReferenzwerts, sondern auch bei Zahlungen in Verbindung mit potentiellen Sec. 871(m) Transaktionen den Abschnitt 3 des Formulars 1042 ausfüllen müssen. Wenn Sie als QI für die nach Sektion 871(m) behandelten Beträge (in der Regel unter Income Code 40) handeln, unabhängig davon, ob Sie als QI oder QDD tätig sind, sollten Sie das Kästchen in Abschnitt 3 ankreuzen.

Einreichen der Formulare

Ein QI muss das Formular 1042 bis zum 15. März 2024 beim IRS einreichen. Es gibt neue Anforderungen für die elektronische Einreichung, die wir oben beschrieben haben. Der Vollständigkeit halber führen wir unten die alten Anforderungen für eine Einreichung in Papierform auf. Bitte beachten Sie jedoch, dass der IRS bisher keine Richtlinien dazu bereitgestellt hat, wie Sie von der elektronischen Einreichung befreit werden können.

Alte Anforderungen für "Paper Filing" (veraltet):

Das Formular 1042 ist bis zum 15. März 2024 beim IRS einzureichen. Das Formular 1042 ist weiterhin in Papierform zu übermitteln. Unter Umständen sind dem Formular Kopien der Formulare 1042-S der Depotstelle beizulegen. Für die Einreichung des Formulars 1042 ist folgende Adresse zu verwenden:

Internal Revenue Service
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Als Nachweis für eine fristgerechte Einreichung des Formulars 1042 sollte der Postbeleg aufbewahrt werden. Dadurch können Penaltys für ein verspätetes Einreichen der Formulare vermieden werden. Beim Versand des Formulars 1042 über einen privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.), ist folgende Adresse für die Lieferung zu verwenden:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84201
USA

Fristverlängerung

Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 steht das Formular 7004 zur Verfügung. Die Fristverlängerung gilt lediglich für die Einreichung des Formulars, welche elektronisch via Modernized e-File (MeF)-Plattform oder per Post erfolgen kann. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

Wenn Sie das Formular 7004 in Papierform einsenden, verwenden Sie bitte folgende Adresse:

Internal Revenue Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Beim Versand des Formulars 7004 über einen privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.), ist folgende Adresse für die Lieferung zu verwenden:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84201
USA

Sollten Sie unsere Unterstützung bei der Vorbereitung der Anträge für die Fristverlängerung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

QI Formular 1099 Reporting

Wichtigste Änderungen

Der Schwellenwert für die elektronische Einreichung wurde ab dem Steuerjahr 2024 von 250 auf 10 Formulare gesenkt.

Wichtigste Erinnerungen

Seit der Einführung von FATCA haben immer mehr QI damit angefangen, meldepflichtige Zahlungen, die an U.S.-steuerpflichtige Personen ausgezahlt werden, gepoolt über Formulare 1042-S über einen sogenannten "Chapter 4 Pool of U.S. Payees" zu melden. Einem QI ist es grundsätzlich erlaubt, Zahlungen an U.S.-steuerpflichtige Personen auf gepoolter Basis zu melden, wenn diese Kontoinhaber anderweitig unter FATCA gemeldet werden.

Diese Regel gilt jedoch nicht für alle Arten von Kontoinhabern und wir haben gesehen, dass viele QI die oben genannte Ausnahme zu weit gefasst haben. Wir weisen daher dringend darauf hin, dass das Pooled Basis Reporting von U.S.-steuerpflichtigen Personen nicht für Zahlungen an bestimmte indirekte Kontoinhaber, wie z. B. indirekte Kontoinhaber von Nonqualified Intermediaries (NQI) oder Flow-Through-Entities (FTE), zur Verfügung steht, wenn diese nicht die erforderlichen Bedingungen unter FATCA erfüllen. Generell können Zahlungen, die an Flow-Through-Entities und Nonqualified Intermediaries ausgezahlt werden, nur über einen U.S. Payees Pool gemeldet werden, wenn sie folgende Bedingungen erfüllen:

Erfüllt die FTE oder der NQI diese Bedingungen nicht, muss der QI die Zahlungen dennoch über das Formular 1099 melden.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass QI weiterhin eine allfällige Sicherungssteuer für QI Zwecke (Backup Withholding) auf undokumentierte U.S.-Konten gemäss Chapter 61 auf meldepflichtige Zahlungen für den Zeitraum, in dem ein Konto als undokumentiertes U.S.-Konto behandelt wird, anwenden müssen. Folglich muss auch in diesen Fällen immer noch das 1099- und 945-Reporting durchgeführt werden.

Ab Steuerjahr 2021 müssen QI, die das Formular 1099 in Papierform einreichen, folgende Adresse verwenden:

Internal Revenue Service
Austin Submission Processing Center
P.O. Box 149213
Austin, TX 78714
USA

Einreichen der Formulare

Für die Fälle, in denen über 1099 rapportiert wird, ist, je nach Form und Inhalt der Einreichung, eine der folgenden Deadlines einzuhalten:

PQS hat den Status als Third Party Transmitter ("TPT") beim IRS erlangt und kann elektronische Dateien wie das elektronische 1099 im Namen von QI  erstellen und an den IRS übermitteln, unter Verwendung der eigenen TCC und EIN. Sollten Sie unsere Unterstützung bei der elektronischen Einreichung benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Bitte beachten Sie, dass das 1099-Reporting in Papierform nicht über das herunterladbare PDF erfolgen kann. Die Exemplare 1, B, 2 und C können online im PDF-Format ausgefüllt werden, für die Übermittlung in Papierform sind jedoch nur die originalen Formulare des IRS zulässig. Sollten Sie Original-Papierformulare für das 1099-Reporting benötigen, können Sie diese beim IRS oder direkt bei uns bestellen.

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 ist das Formular 8809 zu verwenden. Das Formular 8809 kann elektronisch über das FIRE-System bis spätestens zu den oben genannten Fristen eingereicht werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Einreichung des Formulars 8809 die Frist für die Bereitstellung von Kopien des Formulars 1099 an die Recipients nicht verlängern. Sollten Sie mehr Zeit benötigen, um den Recipients Kopien der Formulare 1099 zur Verfügung zu stellen, müssen Sie per Fax eine Fristverlängerung von 30 Tagen unter Angabe der folgenden Informationen beantragen:

Internal Revenue Service Technical Services Operation
Attn: Extension of Time Coordinator
Fax: +1-304-579-4105

Das Schreiben muss (a) Ihren Namen, (b) Ihre TIN, (c) Ihre Adresse, (d) die Art des Reportings, (e) eine Erklärung, dass Ihr Verlängerungsantrag der Vorbereitung von Statements für die Recipients dient, (f) den Grund für die Verschiebung und (g) die Unterschrift des Zahlers oder Bevollmächtigten enthalten.

Bitte beachten Sie, dass die Verantwortung für das 1099 Reporting dem QI obliegt, auch bei einer allfälligen Delegation an die Depotstelle.