28.01.2022

18'

Reporting Reminder 2022

AIA

Wichtigste Änderungen

Zusätzlich zu den Kontoinhabern ansässig in Ländern, die bereits für das Steuerjahr 2020 meldepflichtig waren, müssen Schweizer Finanzinstitute ab dem Steuerjahr 2021 auch alle Kontoinhaber melden, die in Ländern ansässig sind, mit denen seit dem 1. Januar 2021 ein AIA-Abkommen in Kraft ist. Eine Liste dieser Staaten finden Sie auf der ESTV-Website. Folgende Länder sind neu für das Steuerjahr 2021:

Von diesen Staaten und Territorien ist Brunei Darussalam als "temporär nicht-reziproke Jurisdiktion" deklariert. Das bedeutet, dass sie vorerst Informationen über Finanzkonten bereitstellen werden, diese aber erst erhalten, wenn sie alle Anforderungen des AIA-Standards erfüllen. Meldepflichtige Schweizer Finanzinstitute müssen die entsprechenden Daten ab dem Zeitpunkt der Aktivierung des AIA (1. Januar 2021) für diese Staaten und Territorien erheben und fristgerecht an die ESTV weiterleiten. Diese wird diese Daten jedoch erst dann an die Partnerstaaten weiterleitet, wenn die Staaten und Territorien die Voraussetzungen für einen gegenseitigen Datenaustausch erfüllen.

Wichtigste Erinnerungen

Wir möchten Sie ausserdem daran erinnern, dass seit dem 1. Januar 2021 ein gegenseitiges AIA-Abkommen zwischen dem Vereinigten Königreich und der Schweiz in Kraft ist, was bedeutet, dass ungeachtet des Brexits der automatische Informationsaustausch zwischen dem Vereinigten Königreich und der Schweiz für das Steuerjahr 2021 sowie für die Folgejahre wie gewohnt fortgesetzt wird.

Einreichen der Formulare

Schweizer Finanzinstitute sind verpflichtet, AIA-Meldungen an die ESTV zu machen. Dazu müssen sich meldende Schweizer Finanzinstitute auf dem Registrierungs- und Einreichungsportal registrieren.

Meldende schweizerische FI müssen der ESTV die zu rapportierenden Informationen bis spätestens am 30. Juni 2022 übermitteln.

Die bei der ESTV registrierten, meldepflichtigen FI müssen, unabhängig davon, ob sie im jeweiligen Kalenderjahr meldepflichtige Konten geführt haben oder nicht, ein Meldefile an die ESTV einreichen. Wenn das meldende FI keine meldepflichtigen Konten hatte, ist eine Nullmeldung erforderlich.

Die Meldungen müssen gemäss den Vorgaben der technischen Wegleitung erstellt werden.

Die ESTV hat zusätzlich eine Anleitung für die Datenübermittlung veröffentlicht.

Die Daten können auf drei Arten eingereicht werden:

  1. Hochladen einer XML-Datei via Registrierungs- und Einreichungsportal (XML Datei-Upload)

  2. Manuelle Datenerfassung via Registrierungs- und Einreichungsportal (Online-Formular)

  3. Webservice-Schnittstelle von Maschine zu Maschine (M2M)

Falls ein Finanzinstitut die dritte Art wählen möchte, muss zuerst eine Schnittstelle aktiviert werden. Die Meldungen können nicht mittels Papier-Formular eingereicht werden.

Sollten Sie Unterstützung bei der Vorbereitung des AIA-Reportings benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

FATCA

Wichtigste Änderungen

Für das Steuerjahr 2021 gibt es keine Änderungen am FATCA-Meldeverfahren für Schweizer FFI.

Wichtigste Erinnerungen

Reporting Model 2 FFI Reporting von Konten ohne Zustimmungserklärung
Vorbestehende U.S. Konten ohne Zustimmungserklärung zur Offenlegung werden von Reporting Model 2 FFI über folgende Kategorien rapportiert:

Konten von natürlichen Personen, bei denen eine Veränderung der Umstände dazu führt, dass die originale Selbstdeklaration falsch oder unzuverlässig ist und es dem FFI nicht möglich ist, eine gültige Selbstdeklaration einzuholen, sind über die Pooled Reporting Kategorie "Recalcitrant account holders with U.S. indicia" zu rapportieren.

Identifikationsnummer für Formulare 8966 in Papierfom
Rapportierende FFI sind seit Steuerjahr 2018 verpflichtet, jedem in Papierform eingereichten Formular 8966 eine einzigartige Identifikationsnummer zuzuweisen. Die dreistellige Identifikationsnummer muss in die Box "Identifier" am oberen Rand des Formulars eingetragen werden.

Einreichen der Formulare

Für meldende Schweizer Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFI) bestehen folgende zwei Fristen für die Meldung der Daten aus dem Kalenderjahr 2021:

Für eine Fristverlängerung von 90 Tagen für die Einreichung des 8966 Reportings von Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung ist das Formular 8809-I zu verwenden. Bitte beachten Sie, dass rapportierende schweizerische Finanzinstitute keine Fristverlängerung für die Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung beantragen können.

Die Verantwortung für das 8966 FATCA Reporting obliegt dem FFI. Das Reporting kann nicht an eine Depotstelle delegiert werden.

Für meldende Schweizer Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFI) ist das 8966 Reporting elektronisch einzureichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). Die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 und die darin aufgeführten Wegleitungen dienen als Unterstützung bezüglich der Einhaltung der Meldefristen für das FATCA Reporting.

Bitte beachten Sie, dass die für die Verschlüsselung der FATCA-XML-Dateien verwendeten Zertifikate ablaufen können: Bevor Sie mit der Vorbereitung des 8966 Reportings beginnen, überprüfen Sie bitte, ob alle Zertifikate noch aktuell sind.

PQ Solutions LLC hat den Status "Third Party Preparer" beim IRS erlangt und kann das FATCA Reporting von meldenden Finanzinstituten mit ihrem eigenen Zertifikat verschlüsseln und das Reporting über ihr IDES-Konto an den IRS übermitteln.

Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung der FATCA-XML-Datei oder der verschlüsselten Datei benötigen, die über Ihr oder unser IDES-Konto an IDES übermittelt werden soll, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

FATCA Gruppenersuchen

Auf Basis der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) können allfällige Gruppenersuchen seitens der USA folgen, welche eine Einreichung der Daten und Dokumentationen an die ESTV erforderlich machen. Die Daten und Dokumentationen, welche an die ESTV zu senden sind, umfassen eine SEI-XML Datei, eine FATCA-XML Datei sowie dazugehörige Dokumente im PDF-Format. Für weitere Informationen verweisen wir auf unsere Newsletter "Genehmigung der Änderung des DBAs durch den U.S. Senat - FATCA-Gruppenersuchen", "Wichtige Updates und Daten zur Implementation der regulatorischen Anforderungen von 2020" und "Wichtiges Update für Schweizer FFI" sowie die Informationen der ESTV betreffend Amtshilfe nach FATCA.

Wir empfehlen betroffenen Schweizer Finanzinstituten dringend, mit der Zusammenstellung der erforderlichen Informationen und Unterlagen für eine mögliche Übermittlung an die ESTV zu beginnen und die vorbereiteten Informationspakete mit der ESTV zu testen, bevor eine Anfrage eintrifft.

Bitte kontaktieren Sie uns für weitere Informationen. PQS bietet alle Arten von Unterstützung bei der Erstellung der Informationspakete für die FATCA-Gruppenersuchen an.

QI

Formular 1042-S

Wichtigste Änderungen

Neuer Exemption Code 24
Ein neuer Exemption Code 24 – "exempt under section 892" für Chapter 3 Einkünfte wurde ergänzt. Section 892 koordiniert Besteuerungausnahmen, welche für ausländische (nicht U.S.) Regierungen anwendbar sind.

Klarstellung bezüglich der Anwendung des Exemption Codes 02
Die Erklärung des Chapter 3 Exemption Code "02" wurde überarbeitet und lautet nun wie folgt: "Exempt under IRC" (vorher "Exempt under IRC (other than portfolio interest)"). Der IRS hat zudem präzisiert, dass dieser Exemption Code nur verwendet werden sollte, wenn kein anderer, spezifischer Chapter 3 Exemption Code zutrifft.

Antrag auf Fristverlängerung
Ab Steuerjahr 2021 müssen Anträge auf Fristverlängerung für die Abgabe der Steuererklärung an den Recipient per Fax eingereicht werden. Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt Einreichen der Formulare weiter unten.

Wichtigste Erinnerungen

U.S. Payee Pools
Bitte beachten Sie, dass Formulare 1042-S für Zahlungen an Chapter 4 U.S. Payee Pools (Konten von U.S. Personen) erstellt werden müssen. Diese werden üblicherweise unter Chapter 3 mit dem Chapter 4 Exemption Code 18 (U.S. Payees of participating FFI or registered deemed-compliant FFI) und Recipient Code 48 (U.S. Payees Pool) gemeldet.

Einreichen der Formulare

Das Formular 1042 und 1042-S Reporting ist bis zum 15. März 2022 beim IRS einzureichen. Die Formulare 1042-S sind in Form einer .txt-Datei elektronisch über das System FIRE einzureichen.

Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting für das Steuerjahr 2021 finden Sie in der Publication 1187. Sollten Sie Hilfe bei der Erstellung der elektronischen Datei benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

Wie in unserem Newsletter "Informationen für FIRE-Benutzer" erwähnt, hat der IRS eine Aktualisierung des FIRE-Systems vorgenommen. Nach dieser Aktualisierung müssen die Anmeldeinformationen (TCC, EIN und Geschäftsname) genauso eingeben werden, wie sie derzeit im FIRE-System erfasst sind.

Unsere ersten Erfahrungen nach der Aktualisierung zeigten, dass QI verschiedene Schwierigkeiten beim Zugriff auf ihre FIRE-Konten hatten. Diese Schwierigkeiten waren meist auf veraltete Informationen, Unterschiede in der Schreibweise zwischen dem juristischen Namen eines QI und dem Namen, der dem IRS vorliegt, oder auf die Verwendung von Sonderzeichen in den Angaben zur Gesellschaft oder zur Kontaktperson zurückzuführen. Um sicherzustellen, dass Sie genügend Zeit haben, um mögliche Zugangsprobleme zu entschärfen, empfehlen wir allen QI, den Zugang zu ihren FIRE-Konten zu testen.

Bitte beachten Sie, dass der IRS weitere Änderungen am FIRE-System angekündigt hat. Wir werden darüber in einer der nächsten Informationen berichten.

Um eine automatische Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1042-S zu beantragen, verwenden Sie das Formular 8809. Das Formular kann online über das FIRE-System ausgefüllt und eingereicht werden. Damit ein Antrag auf Fristverlängerung akzeptiert wird, muss er bis zum 15. März 2022 beim IRS eingereicht werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Einreichung des Formulars 8809 die Frist für die Vorbereitung der Recipient Copies nicht verlängern können, wenn Sie ein Recipient-specific Reporting einreichen müssen. Um die Frist für die Einreichung des Recipient-specific Reportings zu verlängern, müssen Sie eine 30-tägige Fristverlängerung per Fax unter Angabe der folgenden Informationen beantragen:

Internal Revenue Service Technical Services Operation
Attn: Extension of Time Coordinator
Fax: +1-304-579-4105

Das Schreiben muss (a) Ihren Namen, (b) Ihre TIN, (c) Ihre Adresse, (d) die Art des Reportings, (e) eine Erklärung, dass Ihr Verlängerungsantrag der Vorbereitung von Statements für Recipients dient, (f) den Grund für die Verschiebung und (g) die Unterschrift des Zahlers oder Bevollmächtigten enthalten. Ihr Antrag muss bis zu dem Datum, an dem die Recipient Statements zugestellt werden müssen, postalisch abgestempelt werden.

Formular 1042

Wichtigste Änderungen

Für das Steuerjahr 2021 gibt es keine Änderungen am Formular 1042.

Wichtigste Erinnerungen

Schedule Q (Formular 1042)
Wenn ein QI oder eine seiner Niederlassungen ein Qualified Derivatives Dealer (QDD) ist, muss der Steuerzahler dem Formular 1042 ein Schedule Q (Formular 1042), Tax Liability of Qualified Derivatives Dealer(QDD), für jeden QI oder seine Niederlassung, der QDD ist, beifügen. Der QI muss das Formular 1042 einreichen und für jeden QDD einen Schedule Q (Formular 1042) ausfüllen und anhängen, auch wenn der QDD eine Steuerpflicht von Null hat. Der neue Schedule Q (Formular 1042) ersetzt die frühere Anforderung, dem Formular 1042 eine Übersicht beizufügen, um Informationen über die Steuerschuld eines QDDs zu liefern.

Anpassungen des Overwithholdings im Rahmen des Rückerstattungs- und Set-off Verfahrens
Ein QI kann bis zum Ablauf der verlängerten Frist für die Einreichung der Formulare 1042-S Änderungen am Overwithholding mithilfe der Rückerstattungs- oder Set-off Verfahren vornehmen, es sei denn, das Formular wurde bereits eingereicht oder übermittelt. Darüber hinaus kann ein QI die verlängerte Frist für die Einreichung des Formulars 1042 nutzen, um einen Credit für etwaige Anpassungen des Overwithholdings zu beantragen.

Rundung
QI sind verpflichtet, Beträge zu runden, so dass nur ganze Dollar-Beträge gemeldet werden. Beträge mit 01 bis 49 Cents werden abgerundet, während Beträge mit 50 bis 99 Cents auf den nächsten Dollar erhöht werden.

Potentielle Section 871(m) Transaktionen
Bitte beachten Sie, dass QI nicht nur bei Zahlungen in Verbindung mit derivativen Finanzinstrumenten mit einem zugrundeliegenden U.S. Wertpapier oder sonstigen Referenzwerts, sondern auch bei Zahlungen in Verbindung mit potentiellen Sec. 871(m) Transaktionen den Abschnitt 3 des Formulars 1042 ausfüllen müssen. Wenn Sie als QI für die nach Sektion 871(m) behandelten Beträge (in der Regel unter Income Code 40) handeln, unabhängig davon, ob Sie als QI oder QDD tätig sind, sollten Sie das Kästchen in Abschnitt 3 ankreuzen.

Einreichen der Formulare

Das Formular 1042 Reporting ist bis zum 15. März 2022 beim IRS einzureichen. Das Formular 1042 ist weiterhin in Papierform zu übermitteln. Unter Umständen sind dem Formular Kopien der Formulare 1042-S der Depotstelle beizulegen. Für die Einreichung des Formulars 1042 ist folgende Adresse zu verwenden:

Internal Revenue Service
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Als Nachweis für eine fristgerechte Einreichung des Formulars 1042 sollte der Postbeleg aufbewahrt werden. Dadurch können Penaltys für ein verspätetes Einreichen der Formulare vermieden werden. Beim Versand des Formulars 1042 über einen privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.), ist folgende Adresse für die Lieferung zu verwenden:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84201
USA

Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 steht das Formular 7004 zur Verfügung. Die Fristverlängerung gilt lediglich für die Einreichung des Formulars. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

Wenn Sie das Formular 7004 in Papierform einsenden, verwenden Sie bitte folgende Adresse:

Internal Revenue Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Beim Versand des Formulars 7004 über einen privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.), ist folgende Adresse für die Lieferung zu verwenden:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre
1973 Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84201
USA

Sollten Sie unsere Unterstützung bei der Vorbereitung der Anträge für die Fristverlängerung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

1099

Wichtigste Änderungen

Änderung der Adresse zur Einreichung der Formulare
Ab Steuerjahr 2021 müssen QI, die das Formular 1099 in Papierform einreichen, folgende Adresse verwenden:

Internal Revenue Service
Austin Submission Processing Center
P.O. Box 149213
Austin, TX 78714

Antrag auf Fristverlängerung
Ab Steuerjahr 2021 müssen Anträge auf Fristverlängerung für die Abgabe der Formulare 1099 an die Recipients per Fax eingereicht werden. Einzelheiten hierzu finden Sie im Abschnitt Einreichen der Formulare weiter unten.

Wichtigste Erinnerungen

Seit der Einführung von FATCA haben immer mehr QI damit angefangen, meldepflichtige Zahlungen, die an U.S.-steuerpflichtige Personen ausgezahlt werden, gepoolt über Formulare 1042-S über einen sogenannten "Chapter 4 Pool of U.S. Payees" zu melden. Einem QI ist es grundsätzlich erlaubt, Zahlungen an U.S.-steuerpflichtige Personen auf gepoolter Basis zu melden, wenn diese Kontoinhaber anderweitig unter FATCA gemeldet werden.

Diese Regel gilt jedoch nicht für alle Arten von Kontoinhabern und wir haben gesehen, dass viele QI die oben genannte Ausnahme zu weit gefasst haben. Wir weisen daher dringend darauf hin, dass das Pooled Basis Reporting von U.S.-steuerpflichtigen Personen nicht für Zahlungen an bestimmte indirekte Kontoinhaber, wie z. B. indirekte Kontoinhaber von Nonqualified Intermediaries (NQI) oder Flow-Through-Entities (FTE), zur Verfügung steht, wenn diese nicht die erforderlichen Bedingungen unter FATCA erfüllen. Generell können Zahlungen, die an Flow-Through-Entities und Nonqualified Intermediaries ausgezahlt werden, nur über einen U.S. Payees Pool gemeldet werden, wenn sie folgende Bedingungen erfüllen:

Erfüllt die FTE oder der NQI diese Bedingungen nicht, muss der QI die Zahlungen dennoch über das Formular 1099 melden.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass QI weiterhin eine allfällige Sicherungssteuer für QI Zwecke (Backup Withholding) auf undokumentierte U.S.-Konten gemäss Chapter 61 auf meldepflichtige Zahlungen für den Zeitraum, in dem ein Konto als undokumentiertes U.S.-Konto behandelt wird, anwenden müssen. Folglich muss auch in diesen Fällen immer noch das 1099- und 945-Reporting durchgeführt werden.

Einreichen der Formulare

Für die Fälle, in denen über 1099 rapportiert wird, ist, je nach Form und Inhalt der Einreichung, eine der folgenden Deadlines einzuhalten:

Bitte beachten Sie, dass das 1099-Reporting in Papierform nicht über das herunterladbare PDF erfolgen kann. Die Exemplare 1, B, 2 und C können online im PDF-Format ausgefüllt werden, für die Übermittlung in Papierform sind jedoch nur die originalen Formulare des IRS zulässig. Sollten Sie Original-Papierformulare für das 1099-Reporting benötigen, können Sie diese beim IRS oder direkt bei uns bestellen.

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 ist das Formular 8809 zu verwenden. Das Formular 8809 kann elektronisch über das FIRE-System bis spätestens zu den oben genannten Fristen eingereicht werden.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Einreichung des Formulars 8809 die Frist für die Bereitstellung von Kopien des Formulars 1099 an die Recipients nicht verlängern. Sollten Sie mehr Zeit benötigen, um den Recipients Kopien der Formulare 1099 zur Verfügung zu stellen, müssen Sie per Fax eine Fristverlängerung von 30 Tagen unter Angabe der folgenden Informationen beantragen:

Internal Revenue Service Technical Services Operation
Attn: Extension of Time Coordinator
Fax: +1-304-579-4105

Das Schreiben muss (a) Ihren Namen, (b) Ihre TIN, (c) Ihre Adresse, (d) die Art des Reportings (inkl. der spezifischen Bezeichnung des Formulars 1099), (e) eine Erklärung, dass Ihr Verlängerungsantrag der Vorbereitung von Statements für die Recipients dient, (f) den Grund für die Verschiebung und (g) die Unterschrift des Zahlers oder Bevollmächtigten enthalten

Bitte beachten Sie, dass die Verantwortung für das 1099 Reporting dem QI obliegt, auch bei einer allfälligen Delegation an die Depotstelle.