Ablösung von FIRE und das neue IRIS-System
Am 16. Juni 2023 haben wir darüber informiert, dass der IRS plant, die Plattform Filing Information Returns Electronically („FIRE“) für die elektronische Übermittlung der Formulare 1042-S und 1099 auslaufen zu lassen und durch das Information Returns Intake System („IRIS“) zu ersetzen. Kürzlich hat der IRS präzisiert, dass die FIRE-Plattform ab der Reportingsaison 2027 (für das Steuerjahr 2026 und danach) eingestellt wird. Damit wird die IRIS-Plattform künftig das einzige System zur Einreichung von Information Returns sein.
Im FIRE-System werden die Formulare 1042-S und 1099 derzeit im TXT-Dateiformat eingereicht. Im IRIS-System hingegen müssen die entsprechenden Reportings entweder als CSV-Datei über das Taxpayer Portal (begrenzt auf maximal 100 Formulare) oder als XML-Datei unter Verwendung der A2A-Plattform (Application-to-Application), die die Einreichung von mehr als 100 Formularen ermöglicht, eingereicht werden. Das Formular 8809, mit dem eine Verlängerung der Frist für die Einreichung von Information Returns beantragt wird, wird künftig ebenfalls über IRIS eingereicht.
Withholding Agents, die den Upload von CSV-Dateien für die Meldung der Formulare 1042-S und 1099 planen, können die entsprechenden Formatierungsvorschriften auf der Website des IRS einsehen.
Die Publikation 5717 enthält Anleitungen zur Registrierung für einen Transmitter Control Code (TCC), um Information Returns elektronisch über IRIS einzureichen. Folgende Rollen stehen zur Auswahl:
Issuer – auszuwählen, wenn der Steuerzahler seine eigenen Information Returns über das Portal einreicht.
Transmitter – zu verwenden für Dritte, die im Namen von Steuerzahlern Reportings über das Portal übermitteln (sowie über die A2A-Plattform, sofern der Transmitter zusätzlich die Rolle als Software Developer erlangt wurde).
Software Developer – zu verwenden, wenn Formulare über die A2A-Plattform übermittelt werden.
Die Rollen schliessen sich nicht gegenseitig aus, d. h. ein Steuerzahler kann sich für mehrere Rollen beim IRS registrieren. Gemäss Publikation 5903 müssen für die Antragstellung zwei Responsible Officials („RO“) benannt werden. Vor Einreichung des Antrags müssen sich die ROs über ID.me authentifizieren, über eine gültige ITIN oder SSN verfügen und bestätigen, dass sie US-Staatsbürger sind. Ein RO kann weitere autorisierte Nutzer zur Nutzung der IRIS-Plattform benennen.
Derzeit scheint IRIS, wie die Erfahrungen mit dem „IR for TCC”-System zeigen, für natürliche Personen, die keine Staatsbürger der USA sind, nicht verfügbar zu sein.
IRIS ist derzeit für die Einreichung der Formulare 1099 ab dem Steuerjahr 2022 sowie für die Einreichung der Formulare 1042-S ab dem Steuerjahr 2025 und danach aufgesetzt. Mit der angekündigten Ablösung von FIRE 2027 ist derzeit unklar, ob Amendments der Formulare 1042-S (für Steuerjahr 2025 und frühere Jahre), deren ursprüngliche Einreichung über FIRE erfolgte, sowie neue Formulare 1042-S (für Steuerjahr 2025 und frühere Jahre) nach dem 31. Dezember 2026 über IRIS eingereicht werden können. Der IRS arbeitet derzeit an einem Prozess zur Korrektur von Meldungen für frühere Steuerjahre innerhalb von IRIS.
Aufgrund der bevorstehenden Änderungen bei den elektronischen Einreichungspflichten für die Formulare 1042-S und 1099 hat PQS den Status als Transmitter sowie Software Developer beim IRS beantragt und erhalten und ist nun in der Lage, diese Formulare über das Information Returns Intake System („IRIS“) einzureichen. In dieser Funktion kann PQS QI, QDD, WFP, WFT sowie andere Withholding Agents bei der Erfüllung ihrer Einreichungspflichten unterstützen und Anträge auf Fristverlängerung (Formular 8809) über IRIS übermitteln.
Unsere IRIS-Lösung umfasst:
die Übermittlung des Antrags auf Fristverlängerung für die Einreichung der Formulare 1042-S und 1099 über IRIS (Formular 8809),
die Validierung der vom Withholding Agent ausgefüllten Vorlage,
die Erstellung der Formulare 1042-S und 1099 als XML-Datei sowie als PDF (Empfängerkopien B, C und D) gemäss der Vorlage,
die Übermittlung der Information Returns an den IRS über unser IRIS-Login mittels der A2A-Plattform sowie
die Weiterleitung der eingereichten Formulare als XML-Datei und PDF (Empfängerkopien B, C und D) sowie der IRS-Antwort als XML-Datei.
Wenn Sie an dieser Dienstleistung interessiert sind, kontaktieren Sie uns bitte. Wenn Sie bereits unsere Reporting Services in Anspruch nehmen, werden wir Sie in den kommenden Wochen separat kontaktieren.