FIRE wird durch die Systeme IRIS und IDES ersetzt
Am 20. April 2026 haben wir darüber informiert, dass der IRS plant, die Plattform „Filing Information Returns Electronically“ („FIRE“) für die elektronische Übermittlung der Formulare 1042-S und 1099 auslaufen zu lassen und durch das „Information Returns Intake System“ („IRIS“) zu ersetzen. Vor kurzem hat der IRS präzisiert, dass die FIRE-Plattform ab der Steuererklärungssaison 2027 (für das Steuerjahr 2026 und folgende, sowie für Berichtigungen früherer Steuerjahre) eingestellt wird. Als Ersatz für FIRE wurde die IRIS-Plattform eingeführt.
Eine offene Frage, die der IRS nun beantwortet hat, war, wie Formulare geändert werden sollten, die zuvor über FIRE eingereicht wurden. Der IRS teilte mit, dass Änderungen an Formularen, die über FIRE eingereicht wurden, über IRIS (oder IDES, siehe unten) eingereicht werden müssen. Der Einreicher kann über ein XML-Element angeben, dass sich die Änderung auf ein Formular bezieht, das zuvor über FIRE eingereicht wurde.
Darüber hinaus teilte der IRS mit, dass ausländische Steuerpflichtige, die sich bisher aufgrund einer Systembeschränkung, wonach US-Bürger nicht als verantwortliche Personen akzeptiert werden, nicht bei IRIS registrieren konnten, sich nun beim International Data Exchange Service (IDES), ein System, das bisher vor allem für das FATCA reporting verwendet wurde, registrieren können, um einen Transmitter Control Code (TCC) im sogenannten "Foreign Filer TCC Registration System" zu erhalten und damit ihren Meldepflichten nachzukommen. Ausländische Steuerpflichtige können nur dann auf das Foreign Filer TCC Registration System zugreifen, wenn sie über ein gültiges Konto bei ID.me oder Login.gov verfügen. Die IRS wird den Link zur Registrierung bei ID.me oder Login.gov auf der Startseite des Foreign Filer TCC Registration System bereitstellen (derzeit nicht verfügbar).
Das TCC-Registrierungssystem für ausländische Steuerpflichtige verlangt von diesen, eine Global Intermediary Identification Number (GIIN) zu beantragen, und zwar ausschließlich zu dem Zweck, eine TCC zu erhalten. Die in diesem Zusammenhang beantragte GIIN wird als TCC-GIIN bezeichnet. Anschliessend kann sich der ausländische Steuerpflichtige mit der TCC und der TCC-GIIN bei IDES registrieren.
Obwohl die IRS einige der Hindernisse beseitigt hat, die IRIS für ausländische Steuerpflichtige mit sich brachte, stellt die neue IDES-Übertragungsoption weiterhin eine Herausforderung dar. Ausländische Steuerpflichtige oder deren Systemanbieter werden mit sehr knappen Fristen konfrontiert sein, um den neuen Meldeprozess zu implementieren und die Formulare 1042-S zu erstellen, falls sie beabsichtigen, die 1042-S-XML-Dateien aus ihren Systemen zu generieren. Mehrere wichtige Punkte bleiben zudem noch offen, darunter das Veröffentlichungsdatum des TCC-Registrierungssystems für ausländische Steuerpflichtige, wie und wann der IRS das XML-Schema öffentlich zugänglich machen wird, die Verfügbarkeit von Publikationen und Anleitungen, die Anforderungen an ein gültiges IDES-Zertifikat, die geltenden Geschäftsregeln sowie der Prozess für eine IDES-Registrierung.
Um diese Herausforderungen zu meistern, freuen wir uns, den Steuerpflichtigen unseren IRIS-Übermittlungsservice vorstellen zu dürfen, der Folgendes umfasst:
Einreichung des Antrags auf Fristverlängerung für die Einreichung der Formulare 1042-S und 1099 über IRIS (Formular 8809),
Validierung der vom Quellensteuerpflichtigen ausgefüllten Vorlage,
Erstellung der Formulare 1042-S und 1099 als XML-Datei und PDF (Empfängerkopien B, C und D) nach Template,
Einreichung der Informationserklärung beim IRS mit unserem IRIS-Login über die A2A-Plattform, sowie
Weiterleitung der eingereichten Formulare als XML-Datei und PDF (Empfängerkopien B, C und D) sowie der IRS-Antwort als XML-Datei.
Update vom 8. Juli 2026: Der IRS hat Publication 6167 veröffentlicht, welche Foreign Filers instruiert, wie das Vorgehen für die Registrierung bei IDES für die Übermittlung der Formulare 1042-S und 1099 über IDES für die Steuerjahre 2026 ff. funktioniert. Zusammenfassend müssen Foreign Filers gemäss Publication 6167 folgende Schritte für die Registrierung durchführen:
Registrierung bei login.gov oder ID.me: Der Foreign Filer muss Mitarbeitende als Responsible Officer («RO») und als Point of Contact des Foreign Filers für die Einreichung über IDES bestimmen. Der RO ist verpflichtet, die Registrierung aktuell zu halten und als Hauptansprechperson des IRS für IDES-Einreichungen zu fungieren. Die E-Mail-Adresse einer dieser Personen muss verwendet werden, um ein Konto bei login.gov oder ID.me zu erstellen.
Einrichtung eines Foreign Filer TCC Account: Ein Foreign Filer TCC Account muss über die Foreign Filer TCC Registration Webseite erstellt werden. Der Foreign Filer wird über seine Foreign Filer ID informiert, welche dokumentiert werden sollte, um künftig auf das Konto zugreifen zu können.
Ausfüllen und Einreichen der Registrierung für eine TCC Global Intermediary Identification Number (TCC GIIN): Der Name des Foreign Filers muss eingetragen werden und mit dem Namen der Organisation übereinstimmen, der in den Unterlagen des IRS mit der EIN verknüpft ist. Nach Prüfung und Einreichung der Registrierung wird der IRS die Registrierung bearbeiten und deren Genehmigung bestätigen.
Genehmigung der Registrierung für die TCC GIIN: Der RO wird via E-Mail über Kontoaktualisierungen und Mitteilungen zur Genehmigung der TCC GIIN informiert. Sobald eine TCC GIIN ausgestellt wurde, kann der RO einen TCC für die elektronische Übermittlung der Formulare 1042-S und 1099 via IDES beantragen.
Beantragung eines TCC: Nach Erhalt der TCC GIIN muss sich der RO unter Verwendung der Foreign Filer ID im Foreign Filer TCC Registration System anmelden und unter «Available Account Options» einen TCC beantragen. Nach der erfolgreichen Einreichung des Antrags kann der RO den TCC unter «View TCC» im Bereich «Available Account Options» abrufen.
Registrierung bei IDES: Nach Erhalt der TCC GIIN und des TCC benötigt der IRS drei bis sechs Wochen für die Bearbeitung. Während dieser Zeit muss der Foreign Filer ein Authorized Security Certificate von einer zugelassenen Certificate Authority erwerben, welches im Rahmen des Registrierungsprozesses erforderlich ist. Anschliessend muss sich der RO bei IDES als Account Administrator unter Verwendung der TCC GIIN und des Zertifikats registrieren.
Im IRS Working Group Meeting wurde festgehalten, dass das finale XML-Schema für das Steuerjahr 2026 voraussichtlich im August verfügbar sein sollte. Es ist unklar, ob das XML-Schema für IRIS mit dem für IDES verwendeten Schema identisch sein wird und ob das Schema für IDES öffentlich zugänglich gemacht wird. Derzeit kann das XML-Schema für IRIS nur von Organisationen abgerufen werden, die in IRIS in der Rolle als Software Developer registriert sind.
Falls Sie daran interessiert sind, uns mit dieser Übermittlung zu beauftragen, oder Unterstützung bei der Registrierung bei IDES benötigen, kontaktieren Sie uns bitte. Wenn Sie bereits unsere Reporting Services in Anspruch nehmen, werden wir Sie in den kommenden Wochen separat kontaktieren.