FIRE System Update

Zweck der folgenden Informationen ist es, nicht-U.S. Withholding Agents und vor allem Qualified Intermediaries (QI) über die Aktualisierungen des Systems "IRS Filing Information Returns Electronically (FIRE)" sowie über die Änderungen des Antragsverfahrens für den Transmitter Control Code (TCC) zu orientieren.

Ein QI ist von den Änderungen betroffen, wenn er verpflichtet ist, "Information Returns" über FIRE unter Verwendung seines eigenen TCC einzureichen. Leser betroffener QI werden feststellen, dass die Aktualisierungen und Änderungen am FIRE-System weitreichende Auswirkungen auf die Art und Weise haben werden, wie QI Information Returns beim IRS einreichen werden. Bitte finden Sie untenstehend mögliche Lösungen sowie eine Übersicht der Dienstleistungen, die PQ Solutions anbieten kann.

Obwohl einige der nachstehenden Aussagen nur für Schweizer QI gelten, gilt der Grossteil des Inhalts dieser Informationen auch für andere nicht-U.S. Withholding Agents.

Hintergrund

QI sind verpflichtet, jährlich sog. "Information Returns" wie die Formulare 1042-S oder 1099 einzureichen. Zu diesem Zweck verlangt der IRS von QI und anderen Withholding Agents seit dem 1. Januar 2014, dass sie die Erklärungen elektronisch über das System "Filing Information Returns Electronically (FIRE)" einreichen (oder in ihrem Namen einreichen lassen). Das System setzt voraus, dass die QI ihre elektronischen Information Returns durch einen Transmitter einreichen lassen, d. h. ein Unternehmen, das im FIRE-System registriert ist, um diese Returns an den IRS zu übermitteln. Um ein Transmitter zu werden, muss ein Unternehmen einen so genannten "Transmitter Control Code" (TCC) beantragen.

Bislang war die gängige Praxis, dass jeder QI ein Transmitter wurde, indem er einen TCC über das Formular 4419 (Rev. Mai 2020, jetzt ersetzt) beantragte und anschliessend seine eigenen Information Returns direkt im FIRE-System einreichte.

Im September 2021 begann der IRS mit der Überarbeitung des TCC-Antragsprozesses (Phase 1) und kündigte an, dass diese Änderungen zu einem späteren Zeitpunkt auch für den Einreichungsprozess (Phase 2) gelten würden. Der IRS informierte über diese Änderungen im Juli 2021 sowie im Juni 2022.

Abschaffung des Formulars 4419

Bis September 2021 wurden TCC den Withholding Agents zugewiesen, indem diese ein Formular 4419 beim IRS einreichten. Seither werden neue TCC-Anträge über das neue "IR for TCC application system" (IR-TCC, mehr zu diesem System im nächsten Abschnitt) bearbeitet, und das Formular 4419 wurde so aktualisiert, dass nur Unternehmen mit einem bestehenden TCC das Formular verwenden können, um ihre FIRE-Kontoinformationen wie Name des Unternehmens, Adresse oder Kontaktinformationen zu ändern.

Das Formular 4419 aus dem Jahr 2021 wird nur kurzlebig sein, da der IRS angekündigt hat, dass es am 1. August 2022 abgeschafft werden soll. Von diesem Zeitpunkt an wird der IRS nur noch Änderungen an bestehenden FIRE-Registrierungen über das IR-TCC-System zulassen. Der IRS hat daher den Unternehmen, die das FIRE-System weiterhin nutzen werden, ohne das IR-TCC-System zu durchlaufen, jedoch Updates zu vermelden haben, empfohlen, das Formular 4419 aus dem Jahr 2021 vor dem 1. August 2022 einzureichen.

Aus Gründen, die wir weiter unten erläutern werden, gehen wir davon aus, dass alle QI bis zum letztmöglichen Zeitpunkt, dem 1. August 2023, das FIRE-System weiterhin nutzen werden, ohne das IR-TCC-System zu durchlaufen. Wir empfehlen den QI daher, sich in FIRE einzuloggen, die in das System eingegebenen Informationen zu überprüfen (wie von uns in unserem Newsletter "Informationen für FIRE-Benutzer" mitgeteilt) und, falls es Änderungen zu melden gibt, das 2021 Formular 4419 zu verwenden, um diese Änderungen bis zum 1. August 2022 zu melden.

Änderungen des TCC-Antragsverfahrens (Phase 1)

Leser von QI, die bereits über einen TCC verfügen, sollten diesen Abschnitt dennoch lesen, da sein Inhalt im nachfolgenden Abschnitt relevant wird.

Im September 2021 aktualisierte der IRS das FIRE-System, so dass das Formular 4419 für TCC-Anträge nicht mehr akzeptiert wird, und verlangt stattdessen, dass TCC-Antragsteller das neue System "IR application for TCC" (IR-TCC) verwenden. Zum Zeitpunkt dieser Information wird IR-TCC ausschliesslich dazu verwendet, einem Unternehmen neue TCC zuzuweisen – der Prozess für die Einreichung von Formularen im separaten FIRE-System bleibt bisher unverändert.

Im Gegensatz zum früheren Antragsverfahren mit dem Formular 4419 hat das IR-TCC-System die Sicherheitsstandards erheblich erhöht, was wiederum seinen Zugang wesentlich restriktiver macht. Mit dem IR-TCC-System können Unternehmen nur dann einen TCC beantragen, wenn sie die folgenden Bedingungen erfüllen:

1. Das Unternehmen benötigt eine EIN (Employer Identification Number), einen physischen Standort, eine Geschäftsadresse und eine geschäftliche Telefonnummer.

2. Das Unternehmen muss mindestens zwei natürliche Personen, so genannte "Responsible Officials" (RO), bestimmen, die als Verantwortliche im Namen des Unternehmens handeln. Das System erfordert auch die Angabe von mindestens zwei Kontaktpersonen, bei denen es sich um dieselben Personen wie die RO handeln kann. Es handelt sich hierbei nicht um den QI "Responsible Officer", diese Rolle bleibt unverändert.

3. Jeder RO muss einen "Secure Access Account" innerhalb des IR-TCC einrichten. Dieses sichere Zugangskonto ist ein geschütztes Authentifizierungssystem, das für die IRS-Dienste "e-Services for Tax Professionals", "PTIN" und "FIRE" verwendet wird. Das Authentifizierungssystem unterscheidet sich von "id.me", einem Authentifizierungssystem, das für andere IRS-Systeme verwendet wird.

4. Die Einrichtung eines Secure Access Accounts unterliegt erheblichen Einschränkungen. Die beiden RO-Personen müssen bestimmte Kriterien erfüllen, um ein Konto einrichten zu können. Die wichtigsten davon sind:

• 4a. Jeder RO muss eine Social Security Number (SSN) oder eine International Tax Identification Number (ITIN) haben. Eine ITIN ist eine Steueridentifikationsnummer, die nur für bestimmte nicht in den U.S. ansässige oder ansässige Ausländer verfügbar ist, die keine Social Security Number (SSN) erhalten können.

• 4b. Der RO muss seine Identität vom IRS überprüfen lassen, indem er die persönliche Kontonummer einer Kreditkarte, eines Studentenkredits, eines Hypothekardarlehens, eines Eigenheimdarlehens (zweite Hypothek), eines Eigenheimkredits (HELOC) oder eines Auto-Kredits angeben. Die IRS wird dann anhand dieser Kontonummer die Identität des RO automatisch überprüfen.

Die Einrichtung eines Kontos für ein Unternehmen erfordert zwangsläufig, dass zunächst ein Secure Access Account für die beiden ROs eingerichtet wird. Dies wird sich als die wesentliche Einschränkung für Nicht-U.S.-Unternehmen erweisen, die ein Konto bei IR-TCC eröffnen wollen. Was das Kriterium 4a betrifft, so hat uns der IRS kürzlich direkt bestätigt, dass die Verwendung einer ITIN, um einen Secure Access Account zu erstellen, im Spätsommer 2022 nicht mehr möglich sein wird, da im Hintergrund des Systems eine technische Umstellung auf SADI erfolgen wird. Doch selbst wenn ein angehender RO jetzt eine ITIN hätte, verhindert die Anforderung 4b im Wesentlichen, dass nicht in den USA ansässige Personen Zugang zum System erhalten. Der IRS verwendet Experian, eine US-amerikanische Kreditauskunftsagentur, um die Identität der Person, die einen Secure Access Account anlegen möchte, zu überprüfen. Ohne einen Wohnsitz in den USA zu haben, ist es praktisch unmöglich, einen U.S. Credit Score zu erhalten. Darüber hinaus haben wir die Erfahrung gemacht, dass IR-TCC es einer Person nicht einmal erlaubt, den Verifizierungsschritt fortzusetzen, wenn sie bei der Einrichtung des Kontos eine Adresse ausserhalb der USA angibt, selbst wenn sie eine ITIN hat.

Zusammengefasst: Die oben aufgeführten Anforderungen machen es für eine natürliche Person, die nicht in den USA ansässig ist, unmöglich, einen Secure Access Account zu eröffnen. Ohne die Möglichkeit, einen Secure Access Account einzurichten, kann keine natürliche Person einen TCC-Antrag für ein Unternehmen einreichen. Daher können QI, die keinen TCC haben und die nicht mindestens zwei Angestellte haben, die in den USA ansässig sind, keinen Zugang zum IR-TCC erhalten und somit auch keinen TCC beantragen.

Änderungen im Einreichungsverfahren (Phase 2)

Bisher wird IR-TCC nur zur Beantragung eines TCC verwendet, was für viele etablierte QI, die vor September 2021 einen TCC beantragt haben ("bestehende TCC-Inhaber"), keine Einschränkung darstellt. Der IRS kündigte jedoch an, die Nutzung von IR-TCC auszuweiten, indem er das FIRE-System aktualisiert, so dass bestehende TCC-Inhaber auch für die Einreichung von Information Returns IR-TCC durchlaufen müssen. Obwohl auf der verlinkten IRS-Webseite angegeben ist, dass der Zeitplan für Phase 2 noch nicht feststeht, informierte der IRS am 16. Juni 2022 per Newsletter, dass zwischen September 2022 und 1. August 2023 auch bestehende TCC-Inhaber den IR-TCC-Antrag ausfüllen und einreichen müssen. Zu diesem Zweck werden die bestehenden TCC-Inhaber denselben Registrierungsprozess durchlaufen, der oben für Phase 1 beschrieben wurde, und ihre ROs müssen daher dieselben Anforderungen erfüllen. Der IRS wies darauf hin, dass er sicherstellen wird, dass die früheren TCC automatisch zum IR-TCC-Antrag hinzugefügt werden, sobald der Antrag von einem bestehenden TCC-Inhaber ausgefüllt wird.

Der IRS hat bestätigt, dass bis zum 1. August 2023 jeder bestehende TCC-Inhaber den neuen IR-TCC-Antragsprozess ausfüllen muss, um weiterhin elektronisch einreichen zu können und den aktuellen TCC zu behalten. Während die Beibehaltung des aktuellen TCC nur von geringer Bedeutung sein wird, ist es für die meisten QI ein grosses Problem, nicht mehr als Transmitter agieren zu können.

Zusammengefasst: Die oben in Phase 1 aufgeführten Einschränkungen für IR-TCC bedeuten, dass QI, die vor September 2021 einen TCC hatten, aber nicht mindestens zwei Mitarbeitende oder leitende Angestellte haben, die in den USA ansässig sind, ab dem 1. August 2023 kein Konto bei IR-TCC eröffnen können. Daher werden QI, die bereits TCC-Inhaber sind, welche keinen Secure Access Account erstellen können, ab diesem Datum ihren TCC verlieren, nicht mehr als Transmitter agieren können, und daher nicht mehr in der Lage sein, Information Returns an den IRS mit ihrem eigenen TCC einzureichen.

Einschätzung und mögliche Lösungen

Seit September 2021 haben einige QI, die über keinen TCC verfügen, Information Returns in Papierform eingereicht, ungeachtet der vom IRS festgelegten Einschränkungen, da dies für sie die einzige Möglichkeit war, überhaupt Information Returns einzureichen. Der IRS zeigte sich in dieser Hinsicht nachsichtig und verständnisvoll, da, soweit wir wissen, bisher keine Strafen verhängt wurden, aber wir möchten betonen, dass dies langfristig keine praktikable Alternative war und ist. Seit 2014 ist die elektronische Einreichung von Information Returns für alle Withholding Agents obligatorisch, und der IRS bemüht sich, die Formulartypen, die elektronisch eingereicht werden, in Zukunft sogar noch zu erhöhen (wie z. B. das Formular 1042).

Daher müssen QI weiterhin elektronisch einreichen. Dazu werden die meisten QI und andere nicht-U.S. Withholding Agents aufgrund der oben beschriebenen Einschränkungen nicht mehr als Transmitter fungieren können. Wir und viele andere betroffene Erst- und Drittparteien haben den IRS auf diese Tatsache aufmerksam gemacht und dem IRS gegenüber immer wieder betont, wie einschränkend IR-TCC für Nicht-US-Steuerpflichtige und Transmitter ist. Der IRS hat sich die eingegangenen Kommentare angehört, aber es gibt bisher keine Anzeichen dafür, dass die Anforderungen für den Zugang zu IR-TCC geändert werden. Die einzige Lösung, die der IRS bisher präsentiert hat, ist die am 3. März 2022 hinzugefügte Frage 17 auf der IR-TCC Frequently Asked Questions Website, in welcher der IRS erklärt, dass "Kunden, die sich nicht über Secure Access authentifizieren können, die Möglichkeit haben, einen Dritten mit der Einreichung in ihrem Namen zu beauftragen".

Dies würde bedeuten, dass QI die Information Returns zunächst an einen Third Party Transmitter (TPT) senden, der in der Lage ist, sich bei IR-TCC zu registrieren, und der wiederum die Information Returns im Namen des QI an den IRS weiterleitet.

Für viele QI ist dies unter anderem aus den folgenden Gründen keine geeignete Lösung:

• Die Information Returns enthalten sensitive Informationen, die aus Gründen der Datensicherheit, des Datenschutzes und des Bankgeheimnisses problematisch sind. Der TPT muss sich daher an die lokal anerkannten Sicherheitsstandards halten.

• Der TPT befindet sich möglicherweise nicht im Land des QI, was rechtliche Fragen aufwirft. In der Schweiz beispielsweise benötigen die QI eine spezielle Genehmigung des Eidgenössischen Finanzdepartements, um sensitive Informationen über die Grenze zu übermitteln. In der Schweiz kann die Übermittlung von Informationen an Parteien ausserhalb der Schweiz auch gemäss Art. 271 des Schweizerischen Strafgesetzbuches bestraft werden.

• Der QI würde die Steuererklärungsverfahren an eine Stelle ausserhalb des Unternehmens delegieren, was den QI dazu zwingen würde, umfassende Verfahren zur Gewährleistung von Kontrolle und Aufsicht einzurichten.

Aus einigen dieser Gründe können selbst Mitglieder grösserer Bankkonzerne mit Tochtergesellschaften oder Hauptsitzen in den USA Schwierigkeiten haben, ihre Information Returns über ihre U.S.-Gesellschaft einzureichen, da sie möglicherweise nicht über die erforderlichen Berechtigungen zur Weitergabe sensitiver Informationen innerhalb des Konzerns verfügen.

Für Schweizer QI wäre der Erhalt eines Schreibens vom Eidgenössischen Finanzdepartement, das sie vor möglichen Strafen nach Art. 271 StGB entbinden würde, von grossem Vorteil, da dies Schweizer QI erlauben würde, einen nicht-schweizerischen TPT für die Einreichung der Information Returns zu nutzen. Wir haben Kontakt mit Interessenvertretern in der Schweiz aufgenommen, um die Möglichkeit eines solchen Schreibens zu diskutieren.

Darüber hinaus wurde PQ Solutions vor kurzem von IR-TCC zugelassen, was uns ermöglichen würde, als TPT für QIs und andere Withholding Agents zu agieren. Wir führen derzeit umfangreiche Tests eines potenziellen Transmitter-Dienstes durch, welchen wir unseren Kunden anbieten möchten. Sobald diese Tests abgeschlossen sind, wären wir als in der Schweiz ansässiger TPT in der Lage, die Information Returns im Namen unserer Kunden einzureichen, was sie zumindest von einigen der Bedenken entlasten würde, die sie bei der Verpflichtung eines in den USA ansässigen TPTs haben könnten. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie an diesem Service interessiert sind. Wir werden in einer gesonderten Mitteilung über diese Dienstleistung informieren.

Abschliessende Kommentare

Wir schätzen die Bemühungen des IRS, die Sicherheitsstandards von FIRE und anderen Plattformen zu verbessern. FIRE ist ein System, das von Millionen von Meldepflichtigen genutzt wird. Deshalb ist es wichtig, dass der IRS die Authentifizierungs-, Datenschutz- und Datensicherheitsstandards weiter erhöht. Wir sind uns auch darüber im Klaren, dass das FIRE-System hauptsächlich von in den USA ansässigen Steuerpflichtigen und Transmittern genutzt wird, weshalb der IRS der (vergleichsweise geringen Zahl) von Meldepflichtigen, die nicht in den USA ansässig sind, möglicherweise nicht genügend Aufmerksamkeit geschenkt hat. Leider sind die vom IRS für diese Unternehmen vorgeschlagenen Lösungen nicht praktikabel.

Wir erwarten nicht, dass der IRS IR-TCC in naher Zukunft ändern wird. Wir hatten in den letzten Monaten die Gelegenheit, das System zu sehen und zu testen, und es ist sehr ausgereift. Wir gehen davon aus, dass eine Änderung oder Erweiterung der vom IRS gewählten Authentifizierungsmethoden ein jahrelanger Prozess wäre, sollte der IRS überhaupt bereit sein, Änderungen in Betracht zu ziehen.

Bedauerlicherweise ist die vom IRS vorgestellte Third Party Transmitter-Lösung derzeit die einzige praktikable Option, so unbefriedigend sie auch sein mag.

Wir werden auch in Zukunft über dieses Thema informieren, wenn es neue Entwicklungen gibt.