QI/WP/WT- Application and Account Management System
In Bezug auf das QI/WP/WT-Application und Account Management System (QI-System) haben wir festgestellt, dass mehrere QIs Probleme mit dem Login hatten. Viele dieser Fälle ereigneten sich in Situationen, in denen der QI-Responsible Officer geändert hat und das QI-System entsprechend aktualisiert wurde. Nach den erfolgten Änderungen konnten sich die Benutzer nicht mehr im QI-System anmelden.
Nachfolgend möchten wir Ihnen aufzeigen, wie Änderungen am System durchgeführt werden können, um Login-Probleme zukünftig zu vermeiden.
Während das FATCA Online Registration System nur ein Konto pro FFI erfordert und sich alle Benutzer mit derselben FATCA-ID und demselben Zugangscode in das Konto einloggen, erstellen QIs ein "Entity Account" sowie für jede im QI-System angegebene Person (Responsible Officer, Contact Person oder Power of Attorney) ein individuelles Benutzerkonto. Wenn beispielsweise vier verschiedene Personen eine Rolle im QI-System haben, sollten vier separate Benutzerkonten vorhanden sein.
Weitere Informationen finden Sie in den Anweisungen in Kapitel 2 der Publikation 5262.
Wenn die Konten im QI-System nicht ordnungsgemäss eingerichtet und miteinander verbunden sind, kann dies zu Problemen bei der Anmeldung führen. Daher empfehlen wir folgende Vorschläge in Bezug auf das QI-System umzusetzen:
Stellen Sie sicher, dass zumindest der Responsible Officer (RO) und die Contact Person über getrennte Benutzerkonten separaten Zugriff haben. Jeder autorisierte Benutzer muss ein separates Benutzerkonto erstellen, das einen spezifischen Benutzernamen und ein Passwort enthält.
Ein neuer Benutzer (z.B. ein neuer Responsible Officer) kann nur dann auf den Entity Account zugreifen, wenn dieser ein Benutzerkonto eingerichtet hat und ein bereits autorisierter Benutzer (z.B. eine Contact Person) den neuen Benutzer als autorisierten Benutzer im System bestimmt.
Wird der RO geändert, muss sichergestellt werden, dass die Contact Person berechtigt ist und sich in den Entity Account einloggen kann. Die Contact Person entfernt den bestehenden RO aus dem QI-System, indem er die RO-Informationen mit den Angaben des neuen ROs überschreibt. Der neue RO sollte dann in der Lage sein, über sein eigenes Benutzerkonto auf das Geschäftskonto zuzugreifen.
Da die Benutzerkonten der Zugangsberechtigten im QI-System personalisiert sind, bewahren Sie die Anmeldedaten an einem zugänglichen und sicheren Ort auf und geben diese nicht an andere weiter.
Am wichtigsten ist, dass niemals ein Name im System überschrieben wird, wenn Sie sich mit dem individuellen Benutzerkonto mit demselben Namen angemeldet haben. Dies war die Hauptursache für die Probleme, auf die wir gestossen sind: Es stand nur ein einziges Benutzerkonto zur Verfügung (das des RO). Durch die Änderung des RO im QI-System wurde damit der Zugriff für den einzigen Benutzer mit Zugriff auf das Geschäftskonto verweigert.
Der IRS betont regelmässig, dass Informationen zum Responsible Officer und zur Contact Person aktualisiert werden müssen, sobald es Änderungen gibt.
Bei Unklarheiten oder wenn Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte.
FIRE System
Wir haben festgestellt, dass mehrere QIs beim Ändern des Passworts im FIRE System Probleme hatten.
Im FIRE System erstellt jeder Benutzer sein individuelles FIRE-Konto und seine persönlichen Zugangsdaten. Das System erfordert, dass eine Benutzer-ID, ein Passwort, eine 10-stellige persönliche Identifikationsnummer (PIN) und ein geheimer Satz angelegt werden. Alle 90 Tage muss das Passwort geändert werden.
Wir empfehlen folgendes Vorgehen:
Sicherstellung, dass ein geheimer Satz festgelegt und dieser sicher und zugänglich aufbewahrt wird, da er bei Verlust oder Änderung des Passworts benötigt wird.
Bei Verwendung des FIRE Test Systems, muss ein eigenes Konto im System angelegt werden, welches nicht die gleichen Zugangsdaten wie das Benutzerkonto im FIRE Production System verwendet.
Bei Unklarheiten oder wenn Sie Unterstützung benötigen, kontaktieren Sie uns bitte.