18.02.2016

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Reporting Reminder 2016

Wichtige Neuerungen in Kürze

Angaben zum Primary Withholding Agent

Als QI ohne „primary withholding responsibility“ (d.h. Ihre Depotbank behält die Steuern ein und zahlt diese in Ihrem Auftrag an den IRS) müssen Sie neu im Formular 1042-S die Angaben zum Primary Withholding Agent (Name und EIN) machen. Wenn Sie auf einem Formular 1042-S die Summe von mehreren Steuerbeträgen, die von verschiedenen Depotstellen in Ihrem Auftrag erhoben und an den IRS bezahlt wurden, melden, so können Sie eine dieser Depotstellen als Primary Withholding Agent angeben.

Änderungen der Income, Exemption und Status Codes

Für das Steuerjahr 2015 wurden die Income, Exemption und Status Codes geändert. Beachten Sie bitte, dass Sie die korrekten Codes verwenden und dabei zwischen den anwendbaren Codes für QI und FATCA unterscheiden. Dies ist wichtig, da die Angaben zum Chapter 3 Status Code und zum Chapter 4 Status Code auf dem Formular 1042 zwingend sind.

Abstimmung mit meldepflichtigen Zahlungen unter FATCA

Für das Jahr 2015 muss neu auf dem Formular 1042 eine Abstimmung von allen im 1042-S gemeldeten U.S. Erträgen (U.S. source FDAP income) mit allen meldepflichtigen U.S. Erträgen unter FATCA gemacht werden.

1042-S und 1042 Reporting

Das 1042 und 1042-S Reporting muss bis zum 15. März 2016 beim IRS eingereicht werden. Für Form 1042 kann eine Fristverlängerung beantragt werden (siehe unten).

Einreichung des Reportings

Die Formulare 1042-S müssen in Form einer .txt-Datei elektronisch über das FIRE System eingereicht werden. Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting für das Steuerjahr 2015 finden Sie in der Publication 1187.

Das Formular 1042 müssen Sie weiterhin in Papierform einreichen. Für die Einreichung des Formulars 1042 in Papierform verwenden Sie folgende Adresse:

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA 

Achten Sie darauf, den Postbeleg aufzubewahren. Mit dem Postbeleg können Sie die rechtzeitige Einreichung des Formulars 1042 belegen. Wenn Sie das Formular 1042 mit einem privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.) versenden, geben Sie folgende Adresse für die Lieferung an:

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Centre
1973 Rulon White Blvd. 
Ogden, UT 84201
USA 

Sollten Sie Unterstützung bei der Aufbereitung und Erstellung des elektronischen Reportings benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Fristverlängerung

Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis spätestens am 15. März 2016 beim IRS einreichen.

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die elektronische Einreichung des elektronischen 1042-S Reportings, verwenden Sie das Formular 8809. 

Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 verwenden Sie das Formular 7004. Bitte beachten Sie, dass Sie mittels Formular 7004 lediglich die Frist zur Einreichung des Formulars verlängern. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

Sie können die Formulare 7004 und 8809 online im FIRE System ausfüllen und einreichen.

1099 Reporting

Wir möchten Sie daran erinnern, dass rapportierende, schweizerische Finanzinstitute für den Zeitraum, in welchem ein Konto als U.S. Konto ohne Zustimmungserklärung behandelt wird und keine FATCA-Quellensteuer erhoben wird, einen allfälligen Quellensteuerabzug für QI Zwecke (Backup Withholding) machen müssen. Sodann müssen Sie als QI, oder Ihre Depotstelle, diesen Quellensteuerabzug und die entsprechenden meldepflichtigen Zahlungen mittels Formular 1099 an den IRS melden.

Sofern Sie ein 1099 Reporting erstellen müssen, sollten Sie, je nachdem wie Sie das 1099 einreichen, eine der folgenden Fristen einhalten:

Wenn Sie das 1099 Reporting nicht elektronisch an den IRS übermitteln, können Sie nur die originalen Papierformulare des IRS verwenden. Die Originalformulare für das 1099 Reporting müssen beim IRS bestellt werden. Oder aber Sie bestellen sie direkt bei uns.

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 verwenden Sie das Formular 8809. Dieses müssen Sie elektronisch bis spätestens am 29. Februar 2016 (falls 1099 Reporting in Papierform) oder 31. März 2016 (falls 1099 Reporting elektronisch) beim IRS einreichen.

Bitte bedenken Sie, dass es in der Verantwortung des QI liegt, auch wenn das Reporting an eine Depotstelle delegiert wurde, dass das 1099 Reporting durchgeführt wird. Sollte ihre Depotstelle das Reporting nicht durchführen, sind Sie als QI gemäss QI Agreement verpflichtet, die reportable payments direkt an den IRS zu melden.

8966 FATCA Reporting

Für die Meldung im Jahr 2016 bestehen für rapportierende schweizerische Finanzinstitute (Reporting Model 2 FFIs) folgende zwei Fristen: 

Für FATCA Zwecke liegt die Verantwortung für das 8966 FATCA Reporting beim FFI. Das Reporting kann nicht an die Depotstelle delegiert werden.

Einreichen der Formulare

Das Formular 8966 müssen Sie in Form einer .xml-Datei elektronisch einreichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). Wir empfehlen Ihnen die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 und die darin aufgeführten Wegleitungen zu sichten, so dass Sie die Meldefristen für das FATCA Reporting einhalten können.

Zudem möchten wir Sie darauf hinweisen, dass im Rahmen der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) als Folge eines allfälligen Gruppenersuchens seitens der USA Daten und Dokumentation an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV übermittelt werden müssen. Die Daten und Dokumentation, welche Sie an die ESTV senden müssen, gehen über die FATCA XML Datei hinaus und umfassen zusätzlich eine SEI-XML Datei und dazugehörige Dokumente in PDF-Format. Für weitere Informationen verweisen wir Sie auf die Informationen der ESTV betreffend Amtshilfe nach FATCA.

Fristverlängerung

Für eine Fristverlängerung von 90 Tagen für die Einreichung des 8966 Reportings von Konten mit Zustimmungserklärung zur Offenlegung, verwenden Sie das Formular 8809-I. Bitte beachten Sie, dass rapportierende schweizerische Finanzinstitute keine Fristverlängerung für die Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung beantragen können.