06.02.2015

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QI Reporting

Wichtige Neuerungen in Kürze

Elektronische Einreichung der Formulare 1042-S

Ab diesem Jahr besteht neu die Pflicht, dass Finanzinstitute unabhängig von der Anzahl der Formulare das 1042-S Reporting elektronisch über das FIRE System des IRS einreichen müssen. Als QI sind Sie von der Möglichkeit eines Hardship Waivers ausgenommen und müssen das 1042-S Reporting zwingend elektronisch einreichen.

Fortbestehen der 1099 Melde- und Quellensteuerabzugspflicht für rapportierende, schweizerische Finanzinstitute

Gemäss dem zwischenstaatlichen Abkommen zwischen der Schweiz und den USA (Schweizer IGA) müssen rapportierende, schweizerische Finanzinstitute bei U.S. Konten ohne Zustimmungserklärung keinen Quellensteuerabzug für FATCA Zwecke machen bis zum Zeitpunkt, wann diese allenfalls zu unkooperativen Kontoinhabern (recalcitrant account holders) werden. Hinsichtlich des Zeitraumes, in welchem ein Konto als U.S. Konto ohne Zustimmungserklärung behandelt wird, müssen Sie als QI jedoch einen allfälligen Quellensteuerabzug für QI Zwecke (Backup Withholding) machen. Sodann müssen Sie als QI, oder Ihre Depotstelle, diesen Quellensteuerabzug und die entsprechenden meldepflichtigen Zahlungen mittels Formular 1099 an den IRS melden.

Joint Account Treatment 

Unter Berücksichtigung der Korrekturen zum neuen QI Vertrag können Sie als QI die Regelungen bezüglich des Joint Account Treatment gemäss Sec.4.05 des neuen QI Vertrages (ehemals Sec.4A des alten QI Vertrages) bei indirekten, nicht-U.S. Kontoinhabern von Trusts und Personengesellschaften mit folgendem FATCA Status anwenden:

Daraus folgt, dass Sie als QI den FATCA Status von den entsprechenden Personengesellschaften und Trusts kennen müssen, um das Joint Account Treatment weiterhin anwenden zu können. So auch bei vorbestehenden Geschäftskonten (preexisting entity accounts), die von Personengesellschaften und Trusts gehalten werden. Für den Zeitraum vom 1. Juli 2014 bis 30. Juni 2015 können QIs für diese Konten das Joint Account Treatment (inkl. entsprechende Dokumentation) gemäss dem alten QI Vertrag anwenden. Ab dem 1. Juli 2015 müssen jedoch die neuen Bedingungen (inkl. Deklaration und Dokumentation des FATCA Status) gemäss dem neuen QI Vertrag erfüllt werden. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie als QI die indirekten, nicht-U.S. Kontoinhaber dieser Personengesellschaften und Trusts gegenüber dem IRS offenlegen, sofern sie U.S. Wertschriften halten und U.S. Erträge erhalten.

Änderungen Formulare 1042 und 1042-S

Die Formulare 1042 und 1042-S wurden erweitert, so dass Sie zusätzlich zu den unter QI zu meldenden Beträgen (reportable amounts) auch meldepflichtige Beträge unter FATCA (withholdable amounts) melden können. Hinsichtlich des Formulars 1042-S sollten Sie beachten, dass Sie ein Formular jeweils nur für die Meldung eines QI oder FATCA relevanten Betrages benutzen können. So müssen Sie bei  den geänderten und neuen Income, Exemption und Status Codes sowie den Reporting Pools klar zwischen QI und FATCA unterscheiden. Obwohl Sie zwischen QI und FATCA abgrenzen müssen, müssen Sie bei der Meldung von QI relevanten Beträgen Angaben zur Befreiung vom Quellensteuerabzug unter FATCA machen. Neu müssen Sie im Formular 1042-S auch Angaben zum Primary Withholding Agent und zu Ihrer globalen Identifikationsnummer (GIIN) sowie der GIIN von Intermediaries, Flow-through Entities und Recipients machen.

Recipient Specific und Pooled Reporting

Unter dem neuen QI Vertrag wurde das Recipient Specific Reporting für FATCA Zwecke erweitert. Neu müssen Sie als QI für jeden Nonqualified Intermediary (NQI) und jede Flow-through Entity, an welche Sie quellensteuerpflichtige Zahlungen (amount subject to chapter 4 withholding) gemäss FATCA machen und für solche, welche effektiv oder mutmasslich einem FATCA Withholding Rate Pool von nichtteilnehmenden Finanzinstituten zuzuordnen sind, ein Formular 1042-S einreichen. Zusätzlich müssen Sie für NQIs und Flow-through Entities, welche den FATCA Status als partizipierendes Finanzinstitut, rapportierendes Model 1 Finanzinstitut oder FATCA-konformen, registrierten Finanzintermediär haben, ein 1042-S Formular für FATCA Withholding Rate Pools von unkooperativen Kontoinhabern (recalcitrant account holders) und U.S. Payees erstellen.

1042-S und 1042 Reporting

Das 1042 und 1042-S Reporting müssen Sie bis zum 16. März 2015 beim IRS einreichen. Falls es Ihnen nicht möglich ist diese Frist einzuhalten, können Sie eine Fristverlängerung beantragen.

Einreichen der Formulare

Wie oben erwähnt, müssen Sie die Formulare 1042-S elektronisch über das FIRE System einreichen. Dazu müssen Sie mittels Formular 4419 ein Transmitter Control Code (TCC) beim IRS beantragen. Den TCC müssen Sie in der Folge für das diesjährige Reporting als auch für alle zukünftigen, elektronischen 1042-S Reportings verwenden. Die Spezifikationen für das elektronische 1042-S Reporting finden Sie in der Publication 1187. 

Gerne unterstützen wir Sie bei der Aufbereitung und Erstellung des elektronischen Reportings.

Für die Einreichung des Formulars 1042 in Papierform verwenden Sie folgende Adresse: 

Ogden Service Center
P.O. Box 409101
Ogden, UT 84409
USA

Achten Sie darauf den Postbeleg aufzubewahren. Mit dem Postbeleg können Sie die rechtzeitige Einreichung der Steuerformulare belegen. Wenn Sie das Formular 1042 mit einem privaten Zustelldienst (z.B. DHL, FedEx etc.) versenden, geben Sie folgende Adresse für die Lieferung an: 

Ogden - Internal Revenue Submission Processing Center
1973 North Rulon White Blvd.
Ogden, UT 84404
USA

Fristverlängerung

Den Antrag für eine Fristverlängerung müssen Sie bis spätestens am 16. März 2015 beim IRS einreichen. Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die elektronische Einreichung der Formulare 1042-S, verwenden Sie das Formular 8809.

Für eine Fristverlängerung von 6 Monaten für die Einreichung des Formulars 1042 verwenden Sie das Formular 7004. Bitte beachten Sie, dass Sie mittels Formular 7004 lediglich die Frist zur Einreichung der Steuererklärung verlängern. Die Frist zur Zahlung allfälliger Steuern kann nicht verlängert werden.

Sie können das Formular 7004 und 8809 online im FIRE System ausfüllen und einreichen

1099 Reporting

Sofern Sie ein 1099 Reporting erstellen müssen, sollten Sie, je nachdem wie Sie das 1099 einreichen, eine der folgenden Fristen einhalten:

Wenn Sie das 1099 Reporting nicht elektronisch an den IRS übermitteln, können Sie nur die originalen Papierformulare des IRS verwenden. Die Originalformulare für das 1099 Reporting müssen beim IRS bestellt werden. Oder aber Sie bestellen sie direkt bei uns.

Für eine Fristverlängerung von 30 Tagen für die Einreichung der Formulare 1099 verwenden Sie das Formular 8809. Dieses müssen Sie elektronisch bis spätestens am 2. März 2015 (falls 1099 Reporting in Papierform) oder 31. März 2015 (falls 1099 Reporting elektronisch) beim IRS einreichen.

Wir möchten Sie daran erinnern, dass die Hauptverantwortung für das 1099 Reporting bei Ihnen liegt, selbst wenn Sie es an Ihre Depotbank delegiert haben. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Depotbank das 1099 Reporting ausführt. Sollte Ihre Depotbank das 1099 Reporting nicht wie im QI Vertrag gefordert ausführen, müssen Sie allfällige meldepflichtige Zahlungen an U.S. Personen direkt dem IRS melden.

8966 FATCA Reporting

Für die Meldung im Jahr 2015 bestehen für rapportierende, schweizerische Finanzinstitute folgende zwei Fristen:

Für FATCA Zwecke liegt die Hauptverantwortung für das Melden von Konten bei Ihnen. Diese können Sie nicht an die Depotstelle delegieren.

Einreichen der Formulare

Das Formular 8966 müssen Sie ebenfalls elektronisch einreichen. Dies erfolgt über den International Data Exchange Service (IDES). IDES ist seit Mitte Januar 2015 online aufgeschaltet. Die Anmeldung beim IDES setzt voraus, dass Sie sich als Finanzinstitut gemäss Ihrem FATCA Status beim IRS FATCA Registration Portal registriert haben und über eine GIIN verfügen. Zudem müssen Sie als Finanzinstitut für Identifikationszwecke über ein vom IRS anerkanntes, digitales Zertifikat verfügen. Weitere Informationen können Sie der IDES Wegleitung entnehmen.

Wir empfehlen Ihnen, die FATCA XML Schemas and Business Rules for Form 8966 und die darin aufgeführten Wegleitungen zeitgerecht zu sichten, so dass Sie die Meldefristen für das FATCA Reporting einhalten können.

Zudem möchten wir Sie darauf hinweisen, dass Sie im Rahmen der Meldung von Konten ohne Zustimmungserklärung (non-consenting accounts) als Folge eines allfälligen Gruppenersuchens seitens der USA Daten und Dokumentation an die Eidgenössische Steuerverwaltung ESTV übermitteln müssen. Die Daten und Dokumentation, welche Sie an die ESTV senden müssen, gehen über die FATCA XML Datei hinaus und umfassen zusätzlich eine SEI-XML Datei und dazugehörige Dokumente im PDF-Format. Die definitiven Anforderungen seitens ESTV werden voraussichtlich Mitte Februar 2015 zur Verfügung gestellt. Vorab können Sie jedoch beim ESTV einen Entwurf der Anforderungen ersuchen. Für weitere Informationen verweisen wir Sie auf die Information der ESTV betreffend Gruppenersuchen unter dem FATCA-Abkommen.