Der neue QI Vertrag, der weitgehend unbemerkt am 1. Juli 2014 in Kraft trat, enthält Änderungen, die massgeblich Ihre Kosten zur Einhaltung des QI Vertrages beeinflussen könnten.
In der Vergangenheit mussten sich QIs alle drei Jahre einem QI Audit unterziehen. Der externe QI Auditor reichte jeweils einen Bericht beim IRS ein und die Prüfungshandlungen wurden seitens des IRS festgelegt und spezifiziert. Kleinere QIs, insbesondere solche mit weniger als USD 1‘000‘000 meldepflichtigen Beträgen (d.h. Einkünfte aus US-Quellen) in einem Prüfungsjahr, hatten die Möglichkeit sich vom QI Audit zu befreien.
Mit der Einführung des neuen QI Vertrages wurde dieser reguläre QI Audit durch einen obligatorischen, periodischen QI Compliance Review ersetzt. Im Gegensatz zum alten QI Audit können sich QIs gemäss aktuellem Stand nicht vom QI Compliance Review befreien. Da die QI verantwortliche Person in regelmässigem Abstand aufgrund des periodischen QI Compliance Reviews die Erfüllung und Konformität mit den Bestimmungen unter dem QI Vertrag gegenüber dem IRS zertifizieren muss, ist es eher unwahrscheinlich, dass der IRS die Möglichkeit zu einem Befreiungsantrag vom QI Compliance Review einführen wird. Überdies müssen im Rahmen des QI Compliance Reviews gewisse Prüfungsverfahren hinsichtlich der FATCA Compliance durchgeführt werden.
Zusammenfassend ist der QI Compliance Review umfassender als der QI Audit und unterscheidet sich vom QI Audit vor allem in folgenden Punkten:
Überprüfung von Richtlinien, Weisungen und Schulungsmaterial für QI Zwecke.
Befragung von relevanten Mitarbeitenden.
Anstelle des Abschlussberichtes wird dem IRS eine Zertifizierung der QI verantwortlichen Person eingereicht. Der IRS behält sich jedoch vor, eine Kopie des Abschlussberichtes einzufordern.
Die Überprüfung und Zertifizierung bezieht sich nicht auf ein spezifisches Kalenderjahr, sondern auf eine sogenannte Zertifizierungsperiode.
Alle QIs, deren neuer QI-Vertrag am 1. Juli 2014 in Kraft trat, haben denselben Zyklus zur Einreichung der Zertifizierung, d.h. alle QIs haben jeweils dieselbe Zertifizierungsperiode
Die erste Zertifizierung der QI verantwortlichen Person muss am 1. Juli 2018 abgegeben werden und bezieht sich auf die Periode vom 1. Juli 2014 bis 31. Dezember 2017. Danach muss die QI verantwortliche Person in einem Dreijahreszyklus eine Zertifizierung abgeben.
Die konkreten Anforderungen zum QI Compliance Review und zu den Verantwortlichkeiten der QI verantwortlichen Person finden Sie im neuen QI-Vertrag.