Reporting

QI Reporting

Unsere QI/WP/WT Reporting Services umfassen eine breite Palette von Angeboten, welche vom einfachen Hochladen der elektronischen Formulare 1042-S als Transmitter im Namen eines QI, WP oder WT, bis hin zur Übernahme der vollen Verantwortung für alle Reporting-Aktivitäten, einschliesslich der transaktionsbasierten Abstimmung und der Erstellung aller erforderlichen Formulare reicht.

Hunderte von Qualified Intermediaries, Withholding Partnerships und Withholding Trusts weltweit vertrauen auf unsere QI Reporting Services. Wir bieten drei verschiedene Stufen von QI/WP/WT Reporting Services an:

• Transmitter Service:

  • Für Formular 1042-S und Formular 1099:

    PQS ist ein beim IRS registrierter Third-Party-Transmitter, der berechtigt ist, Taxt-basierte Formulare 1042-S und 1099 auf das IRS FIRE-Portal sowie XML-basierte Formulare 1042-S und 1099 auf das IRS IRIS-Portal hochzuladen. Mit dem Transmitter Service unterstützen wir Intermediäre, indem wir ihre Formulare 1042-S und Formulare 1099 formell überprüfen und bei Bedarf hochladen.

  • Für Formular 7004, Formular 1042 und Formular 1120-F:

    PQS ist als Software Developer, Electronic Return Originator (ERO) und Transmitter lizenziert für die Erstellung und Einreichung der Formulare 7004, Formulare 1042 (inkl. formulare 1042-S der Depotstellen, Schedule Q (Formular 1042) und PDF Anhänge) und/oder Formulare 1120-F (inkl. formulare 1042-S der Depotstellen, Schedule Q (Formular 1120-F) und PDF Anhänge) über die modernized e-File Platform des IRS im verlangten XML-Format.

• Reporting Service: Dieser Service umfasst die Durchführung eines formularbasierten Abgleichs, die Erstellung der Formulare 1042-S und 1042 und die anschliessende Einreichung der Formulare beim IRS im Namen des QI. Wir gewährleisten die Einhaltung aller Fristen und der technischen Spezifikationen. Der Reporting Service umfasst auch die im Transmitter Service angebotenen Dienstleistungen.

• Reconciliation Service: Unser umfassender Managed Service beinhaltet eine ausführliche transaktionsbasierte Abstimmung während des gesamten Reporting-Prozesses, welche in der Regel vierteljährlich durchgeführt wird. Wir erstellen die Formulare 1042-S und 1042 auf der Grundlage der finalen Abstimmung, buchen alle Korrekturen und stellen sicher, dass alle für die Erstellung eines abgestimmten 1042-S- und 1042-Reportings erforderlichen Schritte abgeschlossen sind. Dieser Service umfasst die Vorteile sowohl des Transmitter- als auch des Reporting-Services.

Seit der Einführung von FATCA haben immer mehr QI damit begonnen, meldepflichtige Zahlungen an Kontoinhaber in den USA über Formulare 1042-S gepoolt an den Empfänger "Chapter 4 Pool of U.S. Payees" zu melden. Bestimmte Ausnahmen erlauben es jedoch nicht, Zahlungen über einen Chapter 4 Pool of U.S. Payees zu melden, sondern erfordern weiterhin ein Formular 1099. Um Ihnen dabei zu helfen, sind wir in der Lage, 1099 Formulare in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Standards zu erstellen. Als beim IRS registrierter Third-Party-Transmitter können wir auch Formulare 1099 in das IRS FIRE-Portal hochladen.

PQS unterstützt QI, QDD, WP und WT auch bei der Beantwortung von IRS-Notices oder der Bestellung von Kontoauszügen. Zu diesem Zweck muss das Formular 2848 ausgefüllt werden, um unseren vom IRS akkreditierten US-Steueranwälten eine Vollmacht zu erteilen.

Als zusätzlichen Service bieten wir die Erstellung und Validierung des Formulars 945 an, das für die Meldung von Backup Withholding erforderlich ist.

FATCA Reporting

Viele Foreign Financial Institutions (FFI) wie Banken, Broker, Treuhänder, Family Offices und Vermögensverwalter sehen sich mit zunehmenden technischen und quantitativen Herausforderungen konfrontiert, die die FATCA Reporting-Pflichten mit sich bringen.

Seit Einführung des FATCA unterstützen wir über 50 FFIs bei der Erstellung und Einreichung von FATCA-Reportings. Als offizieller „Third Party Preparer” kann PQS FATCA-Reportings im Namen der FFI direkt beim IRS über IDES (für FFI in einer Model-2-IGA-Jursidiktion) oder über die Plattform der jeweiligen Model-1-IGA-Jursidiktion einreichen.

Unsere FATCA Reporting Services umfassen:

• Durchführung von Datenqualitäts- und Plausibilitätsprüfungen, um sicherzustellen, dass Kontoinhaber korrekt gemeldet werden.

• Die Vorbereitung der XML-Dateien auf der Grundlage einer ausgefüllten Vorlage, die uns das FFI zur Verfügung stellt. Wir bereiten die XML-Dateien gemäss dem XML-Schema des IRS oder einem von einer Model-1-Jurisdiktion vorgeschriebenen Schema vor.

• Wir verschlüsseln die XML-Dateien mit den Zertifikaten von PQS, bei Bedarf.

• Hochladen des XML auf die IDES-Plattform des IRS oder die Portale des jeweiligen Landes.

Für viele Banken übernehmen wir das FATCA Reporting, indem wir die bestehende Systeminfrastruktur nutzen. Insbesondere in Kombination mit den Compliance Services von PQS ist der Mehrwert, den PQS bei der Übermittlung eines genauen, vollständigen und formal korrekten FATCA-Reportings bieten kann, von unschätzbarem Wert.

Trustees und Family Offices, die häufig Meldepflichten in mehreren Jurisdiktionen unterliegen, profitieren besonders von PQS als One-Stop-Shop-Dienstleister.

FATCA Group Requests

Seit 2020 setzt die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) Gruppenanfragen des US-Justizministeriums durch, das seit 2015 Informationen über alle von Schweizer Finanzinstituten gemeldeten Konten in aggregierter Form anfordern kann. Diese Gruppenersuchen beinhalten verschiedene technische und inhaltliche Vorgaben, einschliesslich einer spezifischen Verschlüsselung der Informationspakete.

Wir stehen in direktem Kontakt mit dem zuständigen Team der ESTV und bearbeiten die Gruppenersuchen mit einem Minimum an benötigten Informationen unserer Kunden auf jährlicher Basis. Viele unserer Kunden vertrauen uns sowohl ihr FATCA-Reporting als auch ihr FATCA-Gruppenersuchen an, oft in Kombination mit unseren AIA-Reporting-Services (siehe unten).

AIA Reporting

Der Common Reporting Standard (AIA) schreibt vor, dass Länder Informationen von ihren Finanzinstituten sammeln und diese Informationen jährlich mit anderen Ländern austauschen. Da sich der Standard ständig weiterentwickelt und sich jedes Jahr mehr Länder dem Informationsaustausch anschliessen, stehen die rapportierenden Finanzinstitute vor Herausforderungen bei ihren jährlichen AIA-Meldungen.

Unsere AIA Reporting Services umfassen:

• Erstellung von AIA XML-Dateien auf der Grundlage einer von PQS bereitgestellten und vom FI ausgefüllten Vorlage. Wir stellen sicher, dass das OECD-XML-Schema eingehalten wird, und berücksichtigen dabei alle länderspezifischen Anforderungen.

• Überprüfung der vom Kunden vorbereiteten XML-Dateien.

• Verschlüsselung der XML-Daten gemäss den Industriestandards.

• Hochladen der XML-Dateien auf AIA-Reporting-Plattformen in verschiedenen Rechtsordnungen.

• Einreichen von Nullmeldungen, falls nötig.

• Durchführung von Datenqualitäts- und Plausibilitätsprüfungen, um ein korrektes Reporting von Konten und Kontoinhabern zu gewährleisten.

• Periodische Überwachung aller FI, um ein vollständiges und pünktliches jährliches Reporting sicherzustellen, was insbesondere für Treuhänder oder Family Offices von Vorteil ist.

Für viele FI, insbesondere Banken, haben wir direkten Zugang zur Systeminfrastruktur, so dass wir alle Aspekte des AIA-Reportings übernehmen können. Insbesondere in Kombination mit den Compliance Services von PQS ist der Mehrwert, den PQS bei der Übermittlung eines genauen, vollständigen und formal korrekten AIA-Reportings bieten kann, von unschätzbarem Wert.

Da das AIA-Reporting je nach Domizil der meldepflichtigen Gesellschaften verschiedene Plattformen umfassen kann, profitieren insbesondere Treuhänder und Family Offices von PQS als One-Stop-Shop-Dienstleister.

Viele unserer Kunden, die uns ihr AIA-Reporting anvertrauen, kombinieren es auch mit unserem FATCA-Reporting-Service und unserem Service für FATCA-Gruppenersuchen (siehe oben).

Andere Reportings

1099 Substitute Forms

Mit der Einführung des Chapter 4 US Payee Pool stellen viele Banken für ihre Kunden in den USA keine Formulare 1099 mehr aus bzw. reichen diese nicht mehr beim IRS ein. Da sich viele natürliche Personen in den USA auf 1099 Formulare verlassen, um ihre jährlichen Steuererklärungen auszufüllen, erhalten unsere Kunden häufig Anfragen von Kontoinhabern, die Informationen über das ausbezahlte US-Einkommen für ihre Steuererklärung benötigen.

Wir können Ersatzformulare des Formulars 1099 (sog. Substitute Forms) erstellen, die nicht als offizielle 1099 Formulare gelten und nicht bei der IRS eingereicht werden.

US Tax Statements

US-Kontoinhaber benötigen bestimmte Informationen, um ihre Steuererklärungspflichten gegenüber der IRS zu erfüllen. Dazu gehören Details wie das gesamte Einkommen aus US- und Nicht-US-Quellen, Gewinne oder Verluste aus dem Handel mit US- und Nicht-US-Wertpapieren, eine Zusammenfassung der Bankgebühren und der höchste Kontostand für das sog. FBAR-Reporting. PQS kann die Transaktionsdaten des Kontos des Kunden analysieren und validieren, um sie mithilfe einer White-Label-Lösung zu einer US-Steuererklärung zusammenzufassen.

Filings für SEC-registrierte Vermögensverwalter (RIA)

Form ADV (inkl. Form CRS)

Vermögensverwalter reichen das Formular ADV ein, um sich bei der SEC und/oder den jeweiligen Bundesstaaten zu registrieren. Sie sind verpflichtet, dieses Formular jährlich zu aktualisieren (das "Annual Amendment") und wenn bestimmte Ereignisse eintreten (das "Other-than-Annual Amendment"). Darüber hinaus müssen RIA, die Dienstleistungen für Kleinanleger erbringen, das Formular CRS einreichen. Wir unterstützen Kunden bei der Erstellung des Formulars ADV und des Formulars CRS.

Formulare U4 (Registration) / U5 (Deregistration)

RIA müssen ihre Vertreter, die so genannten "Investment Adviser Representatives", mit dem Formular U4 in den entsprechenden Jurisdiktionen oder Bundesstaaten registrieren. Wir können die Registrierung und Deregistrierung dieser Vertreter im Namen unserer Kunden durchführen.

Form 13F

Das Formular 13F muss vierteljährlich von RIA eingereicht werden, die nach eigenem Ermessen über 100 Millionen Dollar oder mehr in sog. Section 13(f)-Wertpapieren anlegen. Unsere Dienstleistungen umfassen die Überwachung des Schwellenwerts und die Einreichung und Abwicklung der vierteljährlichen Einreichung.

Viele unserer Kunden kombinieren die PQS Reporting Services mit einigen der Compliance Services von PQS, um von einzigartigen Synergieeffekten zu profitieren. So kann sich ein QI beispielsweise dafür entscheiden, die von einem Kunden bereitgestellten Formulare von unserem Compliance-Team überprüfen zu lassen, bevor ein Withholding Rate Pool zugewiesen wird.

Für die meisten unserer Services ist ein Datenaustausch erforderlich. Wir sind in der Lage, eine sichere Plattform für die Zusammenarbeit bereitzustellen, um solche Daten zwischen unseren Organisationen und denen der Kunden auszutauschen. Wir akzeptieren auch viele andere Lösungen für einen sicheren Datenaustausch.